Home > ITスキル > Office365版【Word】表組み Part.2

Office365版【Word】表組み Part.2


これまで公開していた
Microsoft Office 2010版「ITスキル」シリーズを
Offce365(投稿時点ではOffice2016と同様の機能)に
バージョンアップしてお届けします。

Office365版のWord編、
第15回目は『表組み Part12』です。
なお、Word2010版をご覧になりたい方は、
こちらをご覧ください。

目次:ITスキル【Word編】(Office2010版)
http://andla.jp/wp/?page_id=1337

 

 

すずき
いよいよWord編も佳境に入ってきた感じがするね。ふふふ。
こやま
なぜ不敵な笑いを浮かべているんですか!
さぁ、今回は表組みPart.2として、WordにExcelで作成した表を貼り込む方法を説明します。
すずき
表の貼り付けっていろいろ種類があるけど、
できるだけエラーを起こしにくくて、ファイルサイズが軽めの方法を選択したいよね。
ファイルが重くなると、どうしてもWordが落ちやすくなったり、動作が遅くなったりするから。
こやま
確かに。そして、今回はExcelとWordのリンク設定についてや、
2段組みの文章内に表を貼る時の事例も交えて説明していますよ。
これを知ってるかどうかで作業の効率が全然違うので必見です!

 

表組みPart2では、Excelで作成した表を
貼り付ける方法を説明します。

計算式を用いている複雑な表はExcelで作成して
Wordに貼り付けることをお勧めします。

 

Excelからの貼り付け方

 

 

Excelで作成した表データを貼り付けるとき、
様々な貼り付け方があります。

それらにどんな違いがあるのか、
ここで説明していきたいと思います。

まず、どの方法で貼り付ける場合でも、
最初に行う作業について説明します。

 

(1)あらかじめ、Word文書を開き、
表データを挿入する場所にカーソルを移しておきます。

Excelの表データをドラッグし、
マウスの右クリックで出たメニューリストから
[コピー(C)] を選択します。

Excelの表データをドラッグしてマウスの右クリックのコピーを選択

(2)Wordに戻り、表データを挿入したい行の先頭で
カーソルが点滅しているのを確認してから、
メニューの[ホーム]タブにある [貼り付け] をクリック。

[貼り付けのオプション] ダイアログボックスにある
[形式を選択して貼り付け] を選択してください。

形式を選択して貼り付けを選択

(3)表示された[形式を選択して貼り付け]画面で
貼り付ける形式を選択し、[OK]ボタンを
クリックするとその形式でデータが貼られる訳ですが、
その形式によって何が違ってくるのか、
説明していきます。

まず、オブジェクトとして貼り付けるという、
元のExcelデータにリンクしない手順について
みてみましょう。

 

オブジェクトとして貼り付け

 

[貼り付け(P)] にチェックが入っていることを
確認してください。

オブジェクトとして貼り付けられるので、
元のExcelファイルとの関連はなくなります

オブジェクトとして貼り付け

以下にそれぞれの貼り付ける形式について説明していきます。

 

(A)Excelワークシート機能を持たせる貼り付け形式

 

■Microsoft Excel ワークシートオブジェクト

表部分をダブルクリックするとExcelが起動して、
表の部分がExcelのワークシート に変化します。

このワークシート上でデータの編集が可能です。
ただし、Word内のデータを加工しても、
元のExcelファイルとは
リンクしていないので
変更されません

下の図は表をダブルクリックしたときの様子です。

表をダブルクリックしたときの様子

 

(B)テキストデータとして貼り付け

 

Excelの機能を持たない、
テキストデータとしての貼り付け方法が
たくさん用意されています。

 

■リッチテキスト形式(RTF)

 

表のデータに文字の色やサイズ、罫線などの
書式情報を付けたテキストデータ。
Excelで設定した書式情報を持ったままのデータです。

Excelで設定した書式情報を持ったままのデータ

 

■テキスト

 

書式情報のない表のテキストデータ。
罫線の部分はタブマークが入っているので、
このデータを選択して、
[挿入] タブから作表することもできます。

Word上で自由に表のスタイルアレンジを加えたい際は、
このようにテキストで貼ってから
表に加工するのが適しています。

Word上で自由に表のスタイルアレンジを加えたいときに便利な形式

 

残りのテキスト貼り付けは、
論文等にあまり使用しないと思われるので、
以下に簡単に説明します。

 

■HTML形式

 

ブラウザソフトで見ることができる
www用のテキストデータ。

 

■Unicodeテキスト

 

書式情報のない表のデータだけを、
Unicodeという規格に合わせたテキストデータ。

 

(C)図として貼り付け

 

図として貼る形式は2つあります。

 

■ビットマップ

 

圧縮されないので画質はいいのですが、
貼り付けデータのサイズが大きくなり、
Wordのファイルサイズも大きくなるため、
論文作成等においてはおすすめできません。

 

図(拡張メタファイル)

 

そこそこのサイズで画質もいいので、
画像として貼りこむならこれがおすすめです。

入力範囲内におさまるように
貼り付けられるのも魅力です。

図(拡張メタファイル)で貼り付けたところ

 

リンク貼り付け

 

●リンク貼り付けのメリット・デメリット

 

これまでは元のファイルとは関係がなくなる
貼り付け方について説明しました。

これからリンク元ファイルとリンクされる
「リンク貼り付け」について説明します。

[形式を選択して貼り付け] 画面で、
[リンク貼り付け(L)] を選択すると、
元ファイルとリンクした貼り付けが可能になります。

リンク貼り付けを選択する

下の図は、[リンク貼り付け]にチェックしてから、
[Microsoft Excel ワークシートオブジェクト] を選んだときのWord文書です。

リンク貼り付けにチェックしてから、Microsoft Excel ワークシートオブジェクトを選んだとき

 

<リンク貼り付けでのメリット>

 

Word文書には図として表が貼られ、
表の部分をダブルクリックすると、
元のExcelファイルが前面に出てきます。

ここで一方の数値を変更すると、
他方も瞬時に変更されます。

ExcelとWordのファイルを
いつも同じ状態にしておきたい場合には
とても便利な機能ですが、デメリットもあります。

 

<リンク貼り付けでのデメリット>

 

・Excelを閉じたままファイル移動するとリンクが切れてしまう

回避するには、Wordのリンク貼り付けした図の
リンク再設定が必要です。

Word文書内に貼り付けた表の上で右クリック、
メニューから
[リンクされたワークシートオブジェクト] – [リンクの設定]
を選択します。

Excelを閉じたままファイル移動するとリンクが切れてしまう

リンクの設定画面が表示されますので、
ここでリンク元を変更します。

リンク元を変更

この画面ではリンク元の他、
自動・手動の更新方法なども指定することができます。

・リンク貼り付けの量によっては、ファイルが重くなる

リンク貼り付けを文書に多数配置すると、
ファイルが重くなります

また、リンク元のExcelファイルを
あらかじめ開いておかないと
立ち上がるのに時間がかかる場合も。

 

テキストボックスを使って表を自由に配置する

 

Excelで作成した表を、ワークシートオブジェクトや
図などの形式を選択して貼り付ける場合、
レイアウトの設定で文字列を折り返すかどうかなど
指定できるので、表の配置は比較的自由に行えます。

ただ、Wordの作表機能で作った表については、
配置をあまり自由に設定できないので、
簡単にできる方法をここで説明します。

では、2段組みで作成した文書の下の方に表を配置してみましょう。

 

(1)表を挿入したい場所にテキストボックスを作成します。

メニューの [挿入] タブから図形をクリックし、
[テキストボックス] を選択すると、

適当な大きさのテキストボックスが自動で出現します。

適当な大きさのテキストボックスが自動で出現

(2)テキストボックスの周りの文字列をどうするか、
設定します。

テキストボックスの枠線上でクリックし、
テキストボックスを選択した状態にします。

右クリックメニューから [文字列の折り返し] をクリック。
右の一覧から任意のものを選択してください。
今回は、表の周りにも文字列を入れたいので、
[四角形] を選びます。

字列の折り返しを選択し、四角形を選ぶ

(3)枠内で、前回Part1で説明したように、
表を作成します。

できあがった表に合わせて、
テキストボックスの大きさを調整してください。

テキストボックスの大きさを調整

(4)テキストボックスの枠線を消したい場合は、
テキストボックスの枠線上でクリックし、
テキストボックスを選択。

右クリックメニューから
[図式の書式設定]をクリックしてください。

右クリックメニューから図式の書式設定をクリック

画面右に表示される、
「図式の書式設定」作業ウィンドウで、
[線] の [線なし] にチェック。

線の線なしにチェック

2段組みの文書の中に、表を設置することができました。

2段組みの文書の中に、表を設置することができた

テキストボックスの中に表を入れてしまえば、
2段組みの文書の場合でも、
段組みをまたいで表を配置できるなど、
文書のレイアウトが自由に設定できます。

 

こやま
いかがでしたか?
次回は「段組み」について説明します。おたのしみに。

 

 


error: