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Office365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元


これまで公開していた
Microsoft Office 2010版「ITスキル」シリーズを
Offce365(投稿時点ではOffice2016と同様の機能)に
バージョンアップしてお届けします。

Office365版のWord編、
第二回目は『クイック アクセス ツールバー』です。
なお、Word2010版をご覧になりたい方は、
こちらをご覧ください。

目次:ITスキル【Word編】(Office2010版)
http://andla.jp/wp/?page_id=1337

 

 

すずき
大学で卒論やレポートを書いているときに、Wordの自動保存機能を設定していたので助かったということが何度もあったよ。
こやま
自動保存にしておかないと、急にWordが落ちた時に泣くに泣けない。ただ、自動保存は簡単に設定できるので利用してもらいたい機能のひとつだなぁ。
すずき
卒論を書いているときが一番大変だったかも。ページ数が多くなって、貼り込んでいる画像の数が増えてくるとエラーが起きやすくなっていたような気がする。
すずき
そういえば、作業中に操作ミスでレイアウトが崩れてしまったときに、変更前のファイルを利用して復元したくても、保存したタイミングが5分前なのか10分前なのでで、やり直し範囲が全然違っちゃう。怖いから、私の場合は何か一つレイアウトが変わる作業したら手動で保存もしていたよ。
こやま
そこがポイント!自動保存で万が一に備えつつ、手動保存で万全を期していきたいところ。今回は自動保存機能の設定について説明します。

 

突然の強制シャットダウンにより、
こつこつ作成していた文書が消えてしまったらショックですよね。
また、うっかり名前を付けて保存し忘れた、
上書きせずにWordを閉じてしまった、
ということも、意外によくあることです。

このような場合、被害を最小限に留めるために
自動保存機能の設定による対処法について説明します。

 

自動保存機能の設定

 

まずは備えあれば憂いなしということで、
自動保存機能の設定をします。

(1) リボンの [ファイル] タブをクリック。

リボンのファイルタブをクリック

(2)左側のメニューから[オプション]をクリックします。

左側のメニューからオプションをクリック

 

(3)Wordのオプション画面が表示されます。
左の一覧から[保存]をクリック。
右に、ドキュメントの保存方法の設定が表示されます。

「文書の保存」欄にある
□ 次の間隔で自動回復用データを保存する
のチェックボックスにチェック。

さらに、保存間隔を好きな長さの分数で設定します。
ちなみに初期設定は10分になっています。
私はもう少し短い方がいいと思っているので、
5分に設定しています。

ただし、あまり短くしすぎると、
しょっちゅう保存動作が働くことになり、
環境によっては作業に影響がでることもあるので、
ご注意ください。

□ 保存しないで終了する場合、最後に自動保存されたバージョンを残す
にもチェックします。
そうすると文書を保存し忘れて閉じた場合、
バックアップを残すことができます。

 

自動回復用データを保存と、□	保存しないで終了する場合、最後に自動保存されたバージョンを残すのチェックボックスをチェック

これで、設定した分数ごとのファイルが
自動保存されることが可能になりました。

 

ファイルの復元~一度も保存せずに閉じてしまった場合

 

A. 一度も保存せずに閉じてしまったときにファイルを復元する場合

※復元されるのは、先ほど設定した
自動回復用データの保存タイミングのものです。
最後に更新したときのファイルと同じとは限りませんので、
ご注意ください。

(1) リボンの[ファイル]タブをクリックし、
[情報] 画面を表示してください。

[ドキュメントの管理] ボタンをクリックすると
メニューが表示されるので、
[保存されていない文書の回復] をクリックします。

保存されていない文書の回復をクリック

(2)未保存のファイルが格納されるファイルの場所
(¥ユーザー名¥AppData¥Local¥Microsoft¥Office¥UnsavedFiles)
が表示されます。

(2)	未保存のファイルが格納されるファイルの場所が表示される

※未保存ファイルのデータは、ASDというファイル形式で存在します。

ファイルを選択して [開く] ボタンをクリックすると、
保存できなかったファイルが復元されます。

(3)上部に表示されたファイルの内容を説明した
グレーのバーにある[名前をつけて保存] をクリックし、
新しくファイルを保存します。

上部の黄色いバーに表示された名前をつけて保存をクリックして保存する

これで、ファイルが復元されました。

 

B.強制シャットダウンにより、未保存のファイルを復元する場合

最初にWordを立ち上げたとき、
[ドキュメントの回復] 作業ウィンドウが表示されます。

回復されたファイルの隣にある矢印をクリックし、
[開く]、[名前を付けて保存] を選択してください。

作業ウィンドウの詳細については、
以下のマイクロソフトのサポートページを参照してください。

・Office ファイルの回復機能
https://support.office.com/ja-jp/article/office-ファイルの回復機能-dc901de2-acae-47f2-9175-fb5a91e9b3c8

C.ファイルの復元~上書き保存せずに閉じてしまった場合

つぎは、前に保存しているけれど、
上書き保存せずにファイルを閉じてしまったときの
ファイル復元方法です。

こちらも、復元されるのは、
先ほど設定した自動回復用データの保存タイミングのものです。

最後に更新したときのファイルと同じとは限りませんので、
ご注意ください。

(1) [ファイル] タブの [情報] をクリック。
[ドキュメントの管理] のところに「保存しないで終了」と
書いてあるファイルがあるのでそれをクリックし、開きます。

ファイルタブの情報を開き、ドキュメント管理のところに保存しないで終了とかかれたファイルがあるのでクリック

(2)消してしまったファイルが表示されました。
復元された未保存のファイルです。
上部の [復元] ボタンをクリックします。

上部の復元ボタンをクリックする

(3)「最後に保存されたバージョンを、選択したバージョンで
上書きしようとしています。」が表示されたら [OK] を選択します。

最後に保存されたバージョンを、選択したバージョンで上書きしようとしていますの表示が出るのでOKをクリック

※紛らわしいので注意!!
・最後に保存されたバージョン·
  最後に、自分で[上書き保存]もしくは[名前をつけて保存]したタイミングのファイル
・選択したバージョン
  保存されていない、復元したファイル

もしくは [ファイル] タブから、
[上書き保存] [名前をつけて保存] などで保存してください。

ファイルの自動保存やその復元はとても便利な機能ですが、
100%万全ということはありません。
また、復元で自動保存したものに戻すと、
自動保存のタイミング後の変更した部分は
反映されないので注意が必要です。

なお、Office365には、
OneDriveにファイルを保存することによって
利用できる自動保存機能があります。
詳しい説明は、
もっと知りたいITスキル
【+α】Office365自動保存機能の補足(クラウド編)
http://andla.jp/wp/?p=6737
をご確認ください。

 

こやま
自動保存機能にたよらず、こまめに手動で保存をしていく姿勢が大事ですね。
次回は、「ヘッダーとページ番号」について説明します。

 

 


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