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【Word】ファイルの自動保存機能と復元

ITスキルWord編

こちらのページでは、
Microsoft Office 2010版
「ITスキル」Word編

をお届けします。

Office365版をご覧になりたい方は、
こちらをご覧ください。
目次:Office365 【Word編】
http://andla.jp/wp/?cat=292

 

 

すずき
大学で卒論やレポートを書いているときに、Wordの自動保存機能を設定していたので助かったということが何度もあったよ。
こやま
自動保存にしておかないと、急にWordが落ちた時に泣くに泣けない。ただ、自動保存は簡単に設定できるので利用してもらいたい機能のひとつだなぁ。
すずき
卒論を書いているときが一番大変だったかも。ページ数が多くなって、貼り込んでいる画像の数が増えてくるとエラーが起きやすくなっていたような気がする。作業中に操作ミスでレイアウトが崩れてしまったときに、変更前のファイルを利用して復元したくても、保存したタイミングが5分前なのか10分前なのでで、やり直し範囲が全然違っちゃう。怖いから、私の場合は何か一つレイアウトが変わる作業したら手動で保存もしていたよ。
こやま
そこがポイント!自動保存で万が一に備えつつ、手動保存で万全を期していきたいところ。今回は自動保存機能の設定について説明します。

 

突然の強制シャットダウンにより、こつこつ作成していた文書が消えてしまったらショックですよね。
また、うっかり名前を付けて保存し忘れた、上書きせずにWordを閉じてしまった、ということも、意外によくあることです。

このような場合、被害を最小限に留めるための対処法について説明します。
なお、これまでと同様、今回もWord2010で説明いたします。

 

 

自動保存 機能の 設定

 

まずは備えあれば憂いなしということで、自動保存機能の設定をします。

(1) リボンの[ファイル]タブを開き、左側のメニューから[オプション]をクリックします。

リボンのファイルからオプションをクリック

(2) Wordのオプション画面が表示されます。

左の一覧から[保存]をクリック。
右に、ドキュメントの保存方法の設定が表示されます。

「文書の保存」欄にある
□次の間隔で自動回復用データを保存する(A)
のチェックボックスにチェック。

さらに、保存間隔を好きな長さの分数で設定します。
ちなみに初期設定は10分になっています。
私はもう少し短い方がいいと思っているので、5分に設定しています。
あまり短くしすぎると、しょっちゅう保存動作が働くことになり、環境によっては作業に影響がでる場合もあるので、ご注意ください 。

□保存しないで終了する場合、最後に自動保存されたバージョンを残す
にもチェックします。
そうすると文書を保存し忘れて閉じた場合、バックアップを残すことができます。

最後に[OK]ボタンをクリックします。

自動回復用データを保存する

これで、設定した分数ごとのファイルが自動保存されることが可能になりました。

 

ファイルの復元 ~ 一度も保存せずに閉じてしまった場合

 


A. 一度も保存せずに閉じてしまったときにファイルを復元する場合
 

※なお、復元されるのは、先ほど設定した自動回復用データの保存タイミングのものです。
 最後に更新したときのファイル と同じとは限りませんので、ご注意ください。

(1) リボンの[ファイル]タブから[情報]をクリック。
[バージョンの管理]ボタンをクリックするとメニューが表示されるので、[保存されていない文書の回復]をクリックします。

保存されていない文書の回復

(2) 未保存のファイルが格納されるファイルの場所(¥ユーザー名¥AppData¥Local¥Microsoft¥Office¥UnsavedFiles)が表示されます。

未保存ファイルの場所を表示

※未保存ファイルのデータは、ASDというファイル形式存在します。

ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックすると、保存できなかったファイルが復元されます。

(3) 上部の黄色いバーに表示された[名前をつけて保存]をクリックし、新しくファイルを保存します。

名前を付けて保存をクリック

これで、ファイルが復元されました。

B. 強制シャットダウンにより、未保存のファイルを復元する場合

最初にWordを立ち上げたとき、[ドキュメントの回復] 作業ウィンドウが表示されます。
回復されたファイルの隣にある矢印をクリックし、[開く]、[名前を付けて保存]を選択してください。

作業ウィンドウの詳細については、以下のマイクロソフトのサポートページを参照してください。
・Office ファイルの回復機能
https://support.office.com/ja-jp/article/Office-Office ファイルの回復機能

 

ファイルの復元~上書き保存せずに閉じてしまった場合

 

つぎは、前に保存しているけれど、上書き保存せずにファイルを閉じてしまったときのファイル復元方法です。
こちらも、復元されるのは、先ほど設定した自動回復用データの保存タイミングのものです。
最後に更新したときのファイル と同じとは限りませんので、ご注意ください。

(1)[ファイル]タブの[情報]をクリック。
[バージョンの管理]のところに「保存しないで終了」と書いてあるファイルがあるのでそれをクリックし開きます。

バージョンの保存しないで終了をクリック

(3) 消してしまったファイルが表示されました。
上部の黄色いバーの[元に戻す]ボタンをクリックします。

元に戻すボタンをクリック

(4) 「最後に保存されたバージョンを、選択したバージョンで上書きしようとしています。」が表示されたら[OK]を選択します。

選択したバージョンで上書き

※紛らわしいので注意!!
 ・最後に保存されたバージョン
   最後に、自分で[上書き保存]もしくは[名前をつけて保存]したタイミングのファイル
 ・選択したバージョン
   保存されていない、復元したファイル

もしくは [ファイル]タブから、[上書き保存][名前をつけて保存]などで保存してください。

ファイルの自動保存やその復元はとても便利な機能ですが、100%万全ということはありません。
また、復元で自動保存したものに戻すと、自動保存のタイミング後の変更した部分は反映されないので注意が必要です 。

 

こやま
自動保存機能にたよらず、こまめに手動で保存をしていく姿勢が大事ですね。次回は、「ヘッダーとページ番号」について説明します。

 

 


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