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Office365版【Word】アウトライン Part.2


これまで公開していた
Microsoft Office 2010版「ITスキル」シリーズを
Offce365(投稿時点ではOffice2016と同様の機能)に
バージョンアップしてお届けします。

Office365版のWord編、
第12回目は『アウトライン Part.2』です。
なお、Word2010版をご覧になりたい方は、
こちらをご覧ください。

目次:ITスキル【Word編】(Office2010版)
http://andla.jp/wp/?page_id=1337

 

 

すずき
私は論文を書いているときには、いつもナビゲーションウィンドウを表示していたよ。自分が書いている場所がどこなのか、どんな見出しのところを書いているのか、論文を書いているときに自分が進めている作業を俯瞰できるのがいいんだよね。
こやま
なるほど。単に見出しのレベルを設定するだけじゃなくて、作業の「今の状況」みたいなものを確認するのにも使うんですね。
すずき
そう。時間がない中で論文を書くから、とにかく出来上がったところをどんどん入力していくんだけど、仮の見出しを付けて入力しておいて、あとでストーリーの流れを検討しながら順番を変更するときにも、アウトラインレベルとナビゲーションウインドウは大活躍するよ。
こやま
そして、アウトラインレベルの設定がきちんとできていると、目次も簡単に作れちゃうんですよね!では、詳しく説明していきましょう!

 

前回Part.1からの続きです。
今回は、応用編として
・ナビゲーションウィンドウの活用
・アウトライン表示
・目次の自動作成
について説明します

 

ナビゲーションウィンドウの活用

 

印刷レイアウト表示や下書き表示のような
通常の入力画面では、設定した
アウトラインレベルを把握することはできません。

そんなとき、ナビゲーションウィンドウを表示すれば、
アウトラインレベルを一目見ただけで把握できます。

まずは [表示] タブから [表示] ブロックにある
[ナビゲーションウィンドウ] のチェックボックスをオンに。

画面左側にナビゲーションウィンドウが表示されます。

画面左側にナビゲーションウィンドウが表示される

ナビゲーションウィンドウには、
Wordの既定でレベル3までの見出しが並んでいます。

では、ナビゲーションウィンドウを使った
アウトラインの活用について説明していきます。

 

●見出し、文字列の検索

 

ナビゲーションウィンドウ上部に用意してある
[文書の検索] ボックスから、
見出しや文字列の検索ができます。

検索対象の見出しや文字列を含む
「見出し」が黄色塗りされ、
右側の文書入力画面に検索対象が表示されます。

分かりやすいように図で説明しましょう。

本文(サンプル文)の中に「ウィリング」という
文字をランダムに入れてみました。

検索対象の数やどこの段落にあるかが
一目でわかるようになっています。

卒論執筆時、キーワードをどこの説明に
入れていたかを確認するときに
この機能を使用していました。

ナビゲーションウィンドウ上部に用意してある文書の検索ボックスから見出しや文字列の検索ができる

 

●文書の移動

 

ナビゲーションウィンドウでは、
文書移動も簡単です。

表示されている「見出し」を上下に
ドラッグするだけで、好きな位置へ
並べ替えることができます。

「見出し」の段落だけでなく、
それに続く「本文(レベル標準)」部分の
文書も一緒に移動します。

では、「2.1現代の日本人を取り巻く環境」と
「2.2学生を対象とした研究」の
順序を入れ替えてみます。

ナビゲーションウィンドウの
「2.1現代の日本人を取り巻く環境」を選択して、
「2.2学生を対象とした研究」の
下方にドラッグします。

該当する段落が自動でグレー塗りされます。

表示されている「見出し」を上下にドラッグするだけで、好きな位置へ並べ替えることが可能

それぞれが入れ替わるとともに
アウトライン番号も自動で振りなおされ、
「2.1学生を対象とした研究」
「2.2現代の日本人を取り巻く環境」
となりました。

入れ替わるとともにアウトライン番号も自動で振りなおされる

例えば、先行研究の列挙をするときなどに
活用するのがお勧めです。

まず、暫定的に見出しを付けて
文章を入力しておきます。

先行研究を全部入力し終わってから、
話の組み立てや説明の流れを考えて
順番を入れ替えるのですが、
この機能を使うと見出しを直接動かして
簡単に入れ替えができるのでとても便利です。

 

●レベルの変更

 

ナビゲーションウィンドウ上で
アウトラインレベルの変更も可能です。

レベルを変更したい「見出し」の上で右クリックし、
メニューから [レベル上げ] もしくは
[レベル下げ] を選択するだけで、
簡単にレベルを変更することができます。

アウトラインレベルの変更もレベルの上げ下げが見出しの右クリックで可能

 

アウトライン表示

 

ここでは、通常入力している文書上で、
アウトラインのレベルをマークとして表示し、
文書の構成を把握しやすくする
「アウトライン表示」について説明します。

アウトライン表示にするには、
[表示] タブの [アウトライン] をクリックします。

表示タブのアウトラインをクリック

アウトライン表示の画面では、
[アウトライン] タブが現れます。

主に赤点線で囲った部分の
[アウトラインツール] を使って
アウトラインの調整をします。

アウトライン表示の画面では、アウトラインタブが現れる

 

・画面のマーク説明

「本文」または「下位の見出し」がある見出しのマーク
「本文」または「下位の見出し」がある見出しのマーク
「本文」のマーク
「本文」のマーク 
「本文」も「下位の見出し」も持たない見出しのマーク
「本文」も「下位の見出し」も持たない見出しのマーク

 

・文章の折りたたみ

 

をダブルクリックすると、
文章を折りたためます。

下の図は、レベル1の「研究の背景」の
前にあるマークをダブルクリックしたところです。

レベル1の「研究の背景」の前にあるマークをダブルクリックした画面

 

・アウトラインツールを使ったレベル変更

 

これらのマークを選択して、
[アウトラインツール] の
[アウトラインレベルボックス] の
左右に位置する矢印で、
レベルを変えることができます。

アウトラインツールのアウトラインレベルボックスの左右に位置する矢印でレベルを変えることが可能

 

・マークをドラッグしたレベルの変更と移動

 

これらのマークを左右にドラッグしても、
アウトラインレベルを変えることができます。

上下にドラッグすると移動できます。

マークを左右にドラッグしても、アウトラインレベルを変えることが可能

 

・表示するレベル選択

 

画面に表示するレベルを選択できます。
[アウトラインツール] の [レベルの表示] リストボックスから、
[レベル2] を選択すると、
レベル1とレベル2見出しだけが表示され、
レベル3以降の見出しおよび本文は折りたたまれます。

画面に表示するレベルを選択できる

 

目次の自動作成

 

アウトラインレベルが設定してあると、
目次を簡単に作ることができます。

目次を入れたいページ、位置にカーソルを移し、
[参考資料] タブの [目次] をクリック。

上から、見出し1~3のスタイルで
目次を自動生成してくれる、
「自動生成の目次1」と「自動生成の目次2」に、
タイトルにテキストを自由に入力できる
「手動作成目次」のメニューが表示されます。

ここでは、下部にある「ユーザー設定の目次」で、
細かい設定を確認しながら自動生成します。

「ユーザー設定の目次」をクリックしてください。

「ユーザー設定の目次」をクリック

[目次ダイアログボックス] が表示されます。

アウトラインレベルなどを確認し、
[OK] ボタンをクリック。

アウトラインレベルなどを確認し、OKボタンをクリック

アウトラインレベル3までの目次が、
あらかじめカーソルを置いていた場所に作られます。

アウトラインレベル3までの目次が、あらかじめカーソルを置いていた場所に作成される

[目次ダイアログボックス] で
アウトラインレベルを[レベル2]に指定すると
レベル1とレベル2だけの目次が作られます。

目次ダイアログボックスでアウトラインレベルをレベル2に指定

レベル1とレベル2だけの目次が作られる

[目次ダイアログボックス] では、
その他にも「タブリーダーの線の種類」や
「書式 (スタイル) 」などが設定できます。

目次ダイアログボックスでは、「タブリーダーの線の種類」や「書式」などが設定可能

 

文書の校正を変更した場合は必ず目次を更新しましょう

 

[参考資料] タブにある [目次] の
[目次の更新] をクリックします。

参考資料タブにある目次の更新をクリック

[目次の更新ダイアログボックス] が
表示されますので、
[目次をすべて更新する]を有効にして
[OK] ボタンをクリックしてください。

変更が目次に反映されます。

目次をすべて更新するを有効にしてOKボタンをクリック

 

 

いかがでしたか?
長文になればなるほど、
「アウトライン」の有効性が実感できると思います。

ぜひ、使いこなしてください。

 

こやま
次回は「テンプレート」について説明します。お楽しみに。

 


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