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【Word】表組みPart.2

ITスキルWord編

すずき
いよいよWord編も佳境に入ってきた感じがするね。ふふふ。
こやま
なぜ不敵な笑いを浮かべているんですか!さぁ、今回は表組みPart.2として、WordにExcelで作成した表を貼り込む方法を説明します。
すずき
表の貼り付けっていろいろ種類があるけど、できるだけエラーを起こしにくくて、ファイルサイズが軽めの方法を選択したいよね。ファイルが重くなると、どうしてもWordが落ちやすくなったり、動作が遅くなったりするから。
こやま
確かに。そして、今回はExcelとWordのリンク設定についてや、2段組みの文章 内に表を貼る時の事例も交えて説明していますよ。 これを知ってるかどうかで作業の効率が全然違うので必見です!

 

表組みPart2では、Excelで作成した表を貼り付ける方法を説明します 。
計算式を用いている複雑な表はExcelで作成してWordに貼り付けることをお勧めします。
今回も、Word2010を使って説明します 。

 

Excelからの貼り付け方

 

Excelで作成した表データを貼り付ける とき、様々な貼り付け方があります。
それらにどんな違いがあるのか、ここで説明していきたいと思います。

まず、どの方法で貼り付ける場合でも、最初に行う作業について説明します 。

(1)あらかじめ、Word文書を開き、表データを挿入する場所にカーソルを移しておきます。
Excelの表データをドラッグし、マウスの右クリックで出たメニューリストから [コピー(C)] を選択します。

(2)Wordに戻り、表データを挿入したい行の先頭でカーソルが点滅しているのを確認してから、メニューの[ホーム]タブにある[貼り付け]をクリック。

[貼り付けのオプション]ダイアログボックスにある[形式を選択して貼り付け]を選択してください。

形式を選択して貼り付け

(3)[形式を選択して貼り付け]画面がでました。
形式を選択し、[OK]ボタンをクリックするとその形式でデータが貼られます。

 

それでは、文書内にデータを貼り付けする方法について説明します。
最初に、オブジェクトとして貼り付けるという、元のExcelデータにリンクしない手順についてみてみましょう 。

[貼り付け(P)]にチェックが入っていることを確認してください。
オブジェクトとして貼り付けられるので、元のExcelファイルとの関連はなくなります。

形式を選択して貼り付けの画面

(A)Excelワークシート機能を持たせる貼り付け形式

■Microsoft Excel ワークシートオブジェクト
表部分をダブルクリックするとExcelが起動して、表の部分がExcelのワークシート に変化します。
このワークシート上でデータの編集が可能です。
ただし、Word内のデータを加工しても、元のExcelファイルとはリンクしていないので 変更されません 。

下の図は表をダブルクリックしたときの様子です。

Microsoft Excelワークシートオブジェクト

(B)テキストデータとして貼り付け
多様なテキストデータとしての貼り付け方法が用意されています。

■リッチテキスト形式(RTF)
表のデータに文字の色やサイズ、罫線など の書式情報を付けたテキストデータ 。
Excelで設定した書式情報を持ったまま のデータです 。

Excelで設定した書式情報を持ったままのデータを貼り付ける

■テキスト
書式情報のない表のテキストデータ。
罫線の部分はタブマークが入っているので、このデータを選択し[挿入]タブから作表 することもできます 。
Word上で自由に表のスタイルアレンジを加えたい際は、このようにテキストで貼ってから表に加工するのが適しています 。

書式のないテキスト形式で貼り付ける

残りのテキスト貼り付けは、論文等にあまり使用しないと思われるので、簡単に説明します。

■HTML形式
ブラウザソフトで見ることができるwww用のテキストデータ。

■Unicodeテキスト
書式情報のない表のデータだけを、Unicodeという規格に合わせたテキストデータ。

 

(C)図として貼り付け
図として貼る形式は2つあります。

■ビットマップ
圧縮されないので画質はいいのですが、貼り付けデータのサイズが大きくなり、Wordのファイルサイズも大きくなるため、論文作成等においてはおすすめできません 。

■図(拡張メタファイル)
そこそこのサイズで画質もいい。
画像として貼りこむならこれがおすすめです。
入力範囲内におさまるように貼り付けられるのも魅力です。

拡張メタ形式の図で貼り込む

 

リンク貼り付けのメリット・デメリット

 

前段では、元のファイルとは関係がなくなる貼り付け方について説明しました 。
これからリンク元ファイルとリンクされる「リンク貼り付け」について説明します。

[形式を選択して貼り付け]画面で、[リンクは貼り付け(L)]を選択すると、リンク貼り付けが可能になります。

リンク貼り付けを選択

下の図は、[リンク貼り付け]にチェックしてから、[Microsoft Excel ワークシートオブジェクト]を選んだときのWord文書です。

Microsoft Excelワークシートオブジェクトをリンク貼り付け

Word文書には図として表が貼られ、表の部分をダブルクリックすると、元のExcelファイルが前面に出てきます。
ここで一方の数値を変更すると、他方も瞬時に変更されます 。
ExcelとWordのファイルをいつも同じ状態にしておきたい場合にはとても便利な機能です。

しかし、デメリットもあります 。

<リンク貼り付けでのデメリット>

・Excelを閉じたままファイル移動する とリンクが切れてしまう
回避するには、Wordのリンク貼り付けした図のリンク再設定が必要です。
Word文書内に貼り付けた表の上で右クリック、メニューから [リンクされたワークシートオブジェクト] – [リンクの設定] を選択します。

リンクされたワークシートオブジェクトから、リンクの設定を選択

リンクの設定画面が表示されますので、ここでリンク元を変更します。

この画面ではリンク元の他、自動・手動の更新方法なども指定することができます。

・リンク貼り付けの量によっては、ファイルが重くなる
リンク貼り付けを文書に多数配置すると、ファイルが重くなります。
また、リンク元のExcelファイルをあらかじめ開いておかないと立ち上がるのに時間がかかる場合も。

 

テキストボックスを使って表を自由に配置する

 

Excelで作成した表を、ワークシートオブジェクトや図などの形式を選択して貼り付ける場合、レイアウトの設定で文字列を折り返すかどうかなど指定できるので、表の配置は比較的自由に行えます。

ただ、Wordの作表機能で作ったについては配置をあまり自由に設定できないので、簡単にできる方法を説明します。

では、2段組みで作成した文書の下の方に表を配置してみましょう。

(1)表を挿入したい場所にテキストボックスを作成します。
メニューの[挿入]タブから図形をクリックし、[テキストボックス]を選択。
カーソルが十字になるので、表挿入の場所で斜めにカーソルを動かす感じでテキストボックスを作成します。
大きさは適当でかまいません。

表を挿入したい場所にテキストボックスを作成

(2)テキストボックスの周りの文字列をどうするか、設定します。
テキストボックスの枠線上でクリックし、テキストボックスを選択した状態にします 。
右クリックメニューから[文字列の折り返し]をクリック。
右側に折り返しタイプが一覧で出ますので、そこから任意のものを選択してください。
今回は、表の周りにも文字列を入れたいので、[四角]を選びます。

折り返しタイプで四角を選択

(3)枠内で、前回Part1で説明したように、表を作成します。
できあがった表に合わせて、テキストボックスの大きさを調整してください。

テキストボックスの枠内に表を作成

(4)テキストボックスの枠線を消したい場合は、テキストボックスの枠線上でクリックし、テキストボックスを選択。
右クリックメニューから[図式の書式設定]をクリックしてください。

右クリックメニューから図式の書式設定を選択

図式の書式設定画面で、[線の色]を選んで、[線なし]にチェックを入れ、[閉じる]ボタンをクリック。

図式の書式設定で線の色を選んで線なしを選択

2段組みの文書の中に、表を設置することができました。

2段組みの文書の中に、表を設置

テキストボックスの中に表を入れてしまえば、この2段組みの文書の場合でも、段組みをまたいで表を配置できるなど、文書 のレイアウトが自由に設定できます 。

 

こやま
いかがでしたか。次回は「段組み」について説明します。 おたのしみに!

 


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