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これまで公開していた
Microsoft Office 2010版「ITスキル」シリーズを
Offce365（投稿時点ではOffice2016と同様の機能)に
バージョンアップしてお届けします。
Office365版のWord編、
第17回目は『脚注』です。
なお、Word2010版をご覧になりたい方は、
こちらをご覧ください。
目次：ITスキル【Word編】（Office2010版）
https://andla.jp/wp/?page_id=1337
※2020年4月22日（日本時間）より
「Office 365」 は 「Microsoft 365」になりました。
この記事は投稿時点で「Office 365」 と呼ばれていたので
記事内はその名称のままになっておりますので置き換えてご覧ください。
基本的に大きな変更点はなく、さらに新しい機能が追加されました。
詳しくは公式ページでご確認ください。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/
論文を書く時に、参照文献や引用文献については、出典をきちんと書くべし。
Stand on the shoulders of giants!
急に英語話し出した(笑)それは、Google Scholarのページ冒頭にも書いてあることばですね。巨人の方の上に立つ。偉大な先達の研究者たちがあってこその自分の研究という。
そう。何事も最初にやるのは大変よ。引用したり、参照したりしたら、きちんと書いておきたいよね。
文献の出典については、書き方のルールも研究室によって違うかもしれませんが、今回は脚注機能で掲載する方法を説明したいと思います。
※Google Scholar
https://scholar.google.co.jp/schhp?hl=ja
ページの最後に脚注を入れる
段組みされた文書に脚注を入れる
最新のファイル形式にバージョンアップして保存する場合
最新のファイル形式にバージョンアップしない場合
【参考】以前のファイル形式の文書を新たに保存するときの注意点
文末脚注を入れる
脚注を削除する
脚注番号書式の変更
脚注書式の一括変更
用意されていない番号書式を使いたい
1.1つずつ任意の脚注記号を入れる
2.置換機能を使って脚注記号を変更する
論文やレポート作成時、参照した文献や
データを取り上げるときは出典を示す必要があります。
そんな時に使えるWordの機能が「脚注」。
脚注の入れ方や脚注書式の変更などについてご紹介します。
ページの最後に脚注を入れる
ページの最後に脚注を記載する方法について説明します。
(1) 脚注を入れたい語句の末尾にカーソルを移動した後、
メニュータブ [参考資料] の [脚注] エリア右下隅のマークを
クリックしてください。
(2)[脚注と文末脚注] ダイアログボックスが表示されます。
「場所」で [脚注] をチェックし、
リストから「ページの最後」を選択。
「書式」で好きな番号書式や開始番号を指定し、
[挿入] ボタンをクリックします。
(3) 本文内に脚注番号が挿入され、
ページの最後には境界線とその下部に脚注エリアが設定され、
脚注番号と脚注の入力欄が設置されます。
脚注は、その後も入れる都度、自動的に番号が
2、3、4・・・と番号が振られていきます。
段組みされた文書に脚注を入れる
脚注ダイアログボックスの
「脚注のレイアウト」機能を使うことにより、
脚注を段組みするか、
解除して平文のまま(一段)にするか、
という選択ができるようになりました。
段が組まれた文章では、脚注を挿入すると、
デフォルトで脚注エリアも段組みされたままです。
これを文書は段組されたまま、
ページの脚注を一段に変更します。
脚注のどこかにカーソルを置き、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。
「脚注のレイアウト」で「一段」を選択し、
[適用]ボタンをクリック。
これで脚注の段組みが解除されます。
※注意！！！
この機能が使えない場合があります。
それは、文書が以前のファイル形式と
互換性を持たせている場合です。
最新のファイル形式として保存すると、
この機能は使えるようになります。
ただし、互換式を持たせたバージョンで
作成した文書を最新のファイル形式に変更すると、
レイアウトが崩れる場合があるので、
その点に注意してください。
詳しくは【参考】以前のファイル形式の文書を新たに保存するときの注意点
をご参照ください。
最新のファイル形式にバージョンアップして保存する場合
まず、「脚注のレイアウト」機能が使える
最新のファイル形式で保存する方法を説明します。
１．メニューの「ファイル」をクリック、
「情報」の「変換」ボタン(互換モード)を
クリックしてください。
２．「文書は最新のファイル形式にアップグレードされます・・・」
というポップアップが表示されるので、
[OK]をクリック。
これで「脚注のレイアウト」機能が使えるようになるので、
脚注のどこかにカーソルを置き、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。
「脚注のレイアウト」で「一段」を選択し、
[適用]ボタンをクリックという動作をしてください。
これで脚注を一段に変更できました。
最新のファイル形式にバージョンアップしない場合
最新のファイル形式にバージョンアップしない、
つまり以前の文書バージョンと
互換性を持たせたままにしたい場合は
残念ながら「脚注のレイアウト」機能は使えません。
段組み文章のページ脚注は、
段組みレイアウトのままで対処するか、
どうしても段を組まないで脚注を入れたい、
という場合には、文書の最後やセクションの最後に
まとめて脚注を入れる「文末脚注」で対応してください。
【参考】以前のファイル形式の文書を新たに保存するときの注意点
ファイル形式が古いバージョンで作成した文書を更新し、
365バージョンで保存しようとする場合は、
更新の仕方によって脚注を含めた文書レイアウトが
崩れてしまうことがあります。
それを防ぐためには、
以下のようなファイル形式の更新の案内が表示されたら
[OK]ボタンを選択せず、[キャンセル]してください。
[名前を付けて保存]ボックスなどで
「以前のバージョンのWordとの互換性を保持する」
をチェックしてから、
保存することを忘れないでください。
文末脚注を入れる
脚注を文末に入れる方法について説明します。
(1) [脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示。
「場所」で [文末脚注] にチェックを入れ、
脚注を入れる場所について「セクションの最後」
もしくは「文書の最後」のどちらか選択してください。
「書式」で好きな番号書式や開始番号を指定したら
[挿入] ボタンをクリックします。
今回は「文書の最後」を選択しています。
(2)文書の最後に文末脚注が入りました。
脚注を削除する
脚注を削除について説明します。
ページの最後の脚注も文末脚注も、
本文中の脚注番号を削除すれば脚注が削除されます。
1～3までの脚注を入れた下の文章を例に説明します。
本文中の脚注番号2を削除します。
するとページ下部にあった脚注2が削除され、
それと同時に、自動的に脚注3が繰り上がって
脚注2となります。
文中の脚注番号も3から2に変更されます。
脚注番号書式の変更
脚注の番号書式を、Wordに用意されている
他の番号書式に変更する方法です。
(1)脚注領域にカーソルを移動し、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。
(2)書式の [番号書式] のリストから
変更したい番号書式を選択し、
[適用] ボタンをクリック。
(3)番号書式が変更されます。
脚注書式の一括変更
脚注書式を変更する方法について説明します。
(1) [ホーム] タブの 「スタイル」 の右隅マークを
クリックし、[スタイル] ウィンドウを表示します。
(2) [スタイル] ウィンドウのリストに
「脚注文字列」 がない場合は、
ウィンドウ下部にある [オプション] をクリック。
(3) [スタイルウィンドウオプション] 画面が表示されるので、
「表示するスタイル」 で 「すべてのスタイル」 を選択し、
[OK]ボタンをクリックしてください。
(4) [スタイル] ウィンドウにすべてのスタイルが
表示されますので、そこから [脚注文字列] を探し、
右のドロップダウンボタンをクリックして、
リストから[変更]を選択します。
(5) [スタイルの変更]画面が表示されますので、
脚注を任意の書式に設定することができます。
書式は一括変更されます。
用意されていない番号書式を使いたい
最後に、 1) といった、Wordに用意されていない
番号書式を使いたい場合の設定方法について説明します。
1.1つずつ任意の脚注記号を入れる
任意の脚注記号機能を使って脚注を挿入する方法です。
(1) 脚注を入れたい語句の末尾にカーソルを移動した後、
メニュータブ [参考資料] の [脚注] エリア右隅のマークをクリックし、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。
(2)脚注を入れる場所をページ内か文末にするか
「場所」 で選び、「書式」 の [任意の脚注記号] 欄に
“ 1) ”と入力してください。
注意！！
任意の脚注記号は「記号扱い」となるので自動で連番にはなりませんのでご注意ください。
入れたい時は指定して一つ一つ入れてください。
2.置換機能を使って脚注記号を変更する
これは検索置換機能を使って、
あらかじめ入れておいた連続する番号の
書式を変更する方法です。
(1) Wordで用意されている番号書式を使って、
連続した脚注番号を挿入します。
(2) [ホーム] タブの [編集] エリアにある
[置換] をクリック。
(3) [オプション]ボタンをクリックし
検索オプションを表示させます。
検索オプション内の [あいまい検索] のチェックを外すと、
下の方にある置換の [特殊文字] ボタンが
押せるようになります。
(4)「検索する文字列」 ボックス内にカーソルを置き、
置換の [特殊文字] ボタンをクリックします。
リストが表示されるので、[脚注記号] をクリックします。
すると、「検索する文字列」 ボックスに
^f が入力されます。
(5) 「置換後の文字列」 ボックス内にカーソルを移動し、
置換の [特殊文字] ボタンをクリックします。
リストが表示されるので、[検索する文字列] を選択します。
すると、「置換後の文字列」 ボックスに ^& が入力されます。
(6) “1)”の表記にしたいので、 ^&) と括弧を追加します。
(7) [すべて置換]ボタンをクリックすると、
脚注の番号表示が 1)、2)・・・に変わります。
この方法では、脚注の変更に置換機能を利用します。
したがって、何度も同じ作業を繰り返すと
1))) のように括弧の管理が大変になってしまいます。
あらかじめ、既存の脚注書式で脚注を挿入してから、
最後に上記のように置き換えするのがよいと思います。
いかがでしたか。次回からはいよいよ「図」です。説明が長くなりそうですね(笑)。どうぞお楽しみに。
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