Home > ITスキル > Office365版【Word】脚注

Office365版【Word】脚注


これまで公開していた
Microsoft Office 2010版「ITスキル」シリーズを
Offce365(投稿時点ではOffice2016と同様の機能)に
バージョンアップしてお届けします。

Office365版のWord編、
第17回目は『脚注』です。
なお、Word2010版をご覧になりたい方は、
こちらをご覧ください。

目次:ITスキル【Word編】(Office2010版)
http://andla.jp/wp/?page_id=1337

 

すずき
論文を書く時に、参照文献や引用文献については、出典をきちんと書くべし。Stand on the shoulders of giants!
こやま
急に英語話し出した(笑)それは、Google Scholarのページ冒頭にも書いてあることばですね。巨人の方の上に立つ。偉大な先達の研究者たちがあってこその自分の研究という。
すずき
そう。何事も最初にやるのは大変よ。引用したり、参照したりしたら、きちんと書いておきたいよね。
こやま
文献の出典については、書き方のルールも研究室によって違うかもしれませんが、今回は脚注機能で掲載する方法を説明したいと思います。

※Google Scholar
https://scholar.google.co.jp/schhp?hl=ja

 

論文やレポート作成時、参照した文献や
データを取り上げるときは出典を示す必要があります。
そんな時に使えるWordの機能が「脚注」。
脚注の入れ方や脚注書式の変更などについてご紹介します。

 

ページの最後に脚注を入れる

 

ページの最後に脚注を記載する方法について説明します。

(1) 脚注を入れたい語句の末尾にカーソルを移動した後、
メニュータブ [参考資料] の [脚注] エリア右下隅のマークを
クリックしてください。

メニュータブ 参考資料の脚注エリア右下隅のマークをクリック

(2)[脚注と文末脚注] ダイアログボックスが表示されます。
「場所」で [脚注] をチェックし、
リストから「ページの最後」を選択。

「書式」で好きな番号書式や開始番号を指定し、
[挿入] ボタンをクリックします。

好きな番号書式や開始番号を指定し挿入ボタンをクリック

(3) 本文内に脚注番号が挿入され、
ページの最後には境界線とその下部に脚注エリアが設定され、
脚注番号と脚注の入力欄が設置されます。

脚注が挿入されたところ

脚注は、その後も入れる都度、自動的に番号が
2、3、4・・・と番号が振られていきます。

 

段組みされた文書に脚注を入れる

 

脚注ダイアログボックスの
「脚注のレイアウト」機能を使うことにより、
脚注を段組みするか、
解除して平文のまま(一段)にするか、
という選択ができるようになりました。

段が組まれた文章では、脚注を挿入すると、
デフォルトで脚注エリアも段組みされたままです。

デフォルトで脚注エリアも段組みされたまま

 

これを文書は段組されたまま、
ページの脚注を一段に変更します。

脚注のどこかにカーソルを置き、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。
「脚注のレイアウト」で「一段」を選択し、
[適用]ボタンをクリック。

脚注のレイアウトで一段を選択

これで脚注の段組みが解除されます。

脚注の段組みが解除される

 

※注意!!!

この機能が使えない場合があります。
それは、文書が以前のファイル形式と
互換性を持たせている場合です。
最新のファイル形式として保存すると、
この機能は使えるようになります。

ただし、互換式を持たせたバージョンで
作成した文書を
最新のファイル形式に変更すると、
レイアウトが崩れる場合があるので、
その点に注意してください。
(【参考】をご参照
)

 

最新のファイル形式にバージョンアップして保存する場合

 

まず、「脚注のレイアウト」機能が使える
最新のファイル形式で保存する方法を説明します。

1.メニューの「ファイル」をクリック、
「情報」の「変換」ボタン(互換モード)を
クリックしてください。

情報の変換ボタン互換モードをクリック

2.「文書は最新のファイル形式にアップグレードされます・・・」
というポップアップが表示されるので、
[OK]をクリック。

文書は最新のファイル形式にアップグレードされますでOKをクリック

これで「脚注のレイアウト」機能が使えるようになるので、
脚注のどこかにカーソルを置き、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。

「脚注のレイアウト」で「一段」を選択し、
[適用]ボタンをクリックという動作をしてください。
これで脚注を一段に変更できました。

 

最新のファイル形式にバージョンアップしない場合

 

最新のファイル形式にバージョンアップしない、
つまり以前の文書バージョンと
互換性を持たせたままにしたい場合は
残念ながら「脚注のレイアウト」機能は使えません。

段組み文章のページ脚注は、
段組みレイアウトのままで対処するか、
どうしても段を組まないで脚注を入れたい、
という場合には、文書の最後やセクションの最後に
まとめて脚注を入れる「文末脚注」で対応してください。

 

【参考】以前のファイル形式の文書を新たに保存するときの注意点

 

ファイル形式が古いバージョンで作成した文書を更新し、
365バージョンで保存しようとする場合は、
更新の仕方によって脚注を含めた文書レイアウトが
崩れてしまうことがあります。

それを防ぐためには、
以下のようなファイル形式の更新の案内が表示されたら
[OK]ボタンを選択せず、[キャンセル]してください。

レイアウトを崩したくない場合はキャンセルをクリック

[名前を付けて保存]ボックスなどで
 「以前のバージョンのWordとの互換性を保持する」
をチェックしてから、
保存することを忘れないでください。

 

文末脚注を入れる

 

脚注を文末に入れる方法について説明します。

(1) [脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示。
「場所」で [文末脚注] にチェックを入れ、
脚注を入れる場所について「セクションの最後」
もしくは「文書の最後」のどちらか選択してください。
「書式」で好きな番号書式や開始番号を指定したら
[挿入] ボタンをクリックします。

好きな番号書式や開始番号を指定したら挿入ボタンをクリック

今回は「文書の最後」を選択しています。

(2)文書の最後に文末脚注が入りました。

書の最後に文末脚注が入る

 

脚注を削除する

 

脚注を削除について説明します。
ページの最後の脚注も文末脚注も、
本文中の脚注番号を削除すれば脚注が削除されます。

1~3までの脚注を入れた下の文章を例に説明します。

脚注を入れた文章例

本文中の脚注番号2を削除します。
するとページ下部にあった脚注2が削除され、
それと同時に、自動的に脚注3が繰り上がって
脚注2となります。
文中の脚注番号も3から2に変更されます。

脚注を一つ消すと番号が繰り上がる

 

脚注番号書式の変更

 

脚注の番号書式を、Wordに用意されている
他の番号書式に変更する方法です。

(1)脚注領域にカーソルを移動し、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。

(2)書式の [番号書式] のリストから
変更したい番号書式を選択し、
[適用] ボタンをクリック。

変更したい番号書式を選択

(3)番号書式が変更されます。

番号書式が変更される

 

脚注書式の一括変更

 

脚注書式を変更する方法について説明します。

(1) [ホーム] タブの 「スタイル」 の右隅マークを
クリックし、[スタイル] ウィンドウを表示します。

スタイルの右隅マークをクリック

(2) [スタイル] ウィンドウのリストに
「脚注文字列」 がない場合は、
ウィンドウ下部にある [オプション] をクリック。

脚注文字列がない場合は、ウィンドウ下部にあるオプションをクリック

(3) [スタイルウィンドウオプション] 画面が表示されるので、
「表示するスタイル」 で 「すべてのスタイル」 を選択し、
[OK]ボタンをクリックしてください。

表示するスタイルですべてのスタイルを選択

(4) [スタイル] ウィンドウにすべてのスタイルが
表示されますので、そこから [脚注文字列] を探し、
右のドロップダウンボタンをクリックして、
リストから[変更]を選択します。

右のドロップダウンボタンをクリックし、リストから変更を選択

(5) [スタイルの変更]画面が表示されますので、
脚注を任意の書式に設定することができます。
書式は一括変更されます。

脚注を任意の書式に設定することができる

 

用意されていない番号書式を使いたい

 

最後に、 1) といった、Wordに用意されていない
番号書式を使いたい場合の設定方法について説明します。

 

(A)1つずつ任意の脚注記号を入れる

 

任意の脚注記号機能を使って脚注を挿入する方法です。

(1) 脚注を入れたい語句の末尾にカーソルを移動した後、
メニュータブ [参考資料] の [脚注] エリア右隅のマークをクリックし、
[脚注と文末脚注] ダイアログボックスを表示します。

(2)脚注を入れる場所をページ内か文末にするか
「場所」 で選び、「書式」 の [任意の脚注記号] 欄に
“ 1) ”と入力してください。

設定したい脚注スタイルで入力

注意!!
任意の脚注記号は「記号扱い」となるので自動で連番にはなりませんのでご注意ください。
入れたい時は指定して一つ一つ入れてください。

 

(B)置換機能を使って脚注記号を変更する

 

これは検索置換機能を使って、
あらかじめ入れておいた連続する番号の
書式を変更する方法です。

(1) Wordで用意されている番号書式を使って、
連続した脚注番号を挿入します。

(2) [ホーム] タブの [編集] エリアにある
[置換] をクリック。

置換をクリック

(3) [オプション]ボタンをクリックし
検索オプションを表示させます。

検索オプション内の [あいまい検索] のチェックを外すと、
下の方にある置換の [特殊文字] ボタンが
押せるようになります。

検索オプション内のあいまい検索のチェックを外すと、下の方にある置換の特殊文字ボタンが押せるようになる

(4)「検索する文字列」 ボックス内にカーソルを置き、
置換の [特殊文字] ボタンをクリックします。
リストが表示されるので、[脚注記号] をクリックします。

置換の特殊文字ボタンをクリック。リストが表示されたら脚注記号をクリック

すると、「検索する文字列」 ボックスに
 ^f が入力されます。

(5) 「置換後の文字列」 ボックス内にカーソルを移動し、
置換の [特殊文字] ボタンをクリックします。
リストが表示されるので、[検索する文字列] を選択します。

検索する文字列を選択

すると、「置換後の文字列」 ボックスに ^& が入力されます。

(6) “1)”の表記にしたいので、 ^&)  と括弧を追加します。

^&) と括弧を追加

(7) [すべて置換]ボタンをクリックすると、
脚注の番号表示が 1)、2)・・・に変わります。

脚注の番号表示を変更できた

この方法では、脚注の変更に置換機能を利用します。
したがって、何度も同じ作業を繰り返すと
1))) のように括弧の管理が大変になってしまいます。

あらかじめ、既存の脚注書式で脚注を挿入してから、
最後に上記のように置き換えするのがよいと思います。

 

 

こやま
いかがでしたか。次回からはいよいよ「図」です。説明が長くなりそうですね(笑)。どうぞお楽しみに。

 

 


error: