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Microsoft365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元 では、
「自動保存と復元」について説明いたしましたが、
あれはPCや小規模ネットワーク内などに
保存する場合を想定したものです。
実はMicrosoft365では、One Driveなどの
クラウド上にファイルを保存している場合、
自動保存をあらかじめ設定しなくても
最初から自動保存が有効になっています。
そのことについて、自動保存の外し方なとも含めて
今回は補足記事をアップします。
OneDrive での自動保存機能
Microsoft365の場合、ファイルがクラウド上、つまり
OneDrive
OneDrive for Business
SharePoint Online
へ保存されているときには、
最初から自動保存が有効になっています。
そのタイミングは数秒ごとで、
作業中にクラウドに加えた変更を
自動的に保存しています。
Microsoft365 では、Wordのほか、
Excel、PowerPointでも
この自動保存が有効です。
PCに保存したファイルの自動保存
PC内に保存しているファイルの
自動保存の設定などに関しては、
Microsoft365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元
で説明したとおりです。
ここでは、PCに保存したファイルを
OneDriveなどクラウド上に保存して、
自動保存機能を有効にする手順について説明します。
(1)OneDriveを開きます。
(2)PC上に保存した文書ファイルを
OneDriveにドラッグします。
なお、OneDrive上へドラッグだけではなく、
「名前を付けて保存」する際、
OneDriveを保存先として指定しても、
OneDriveへ保存されます。
(3)文書ファイルを開きます。
Word画面左上の自動保存がONになっていることを
確認してください。
文書へ変更を加えるたびに
自動保存される機能が有効になっています。
※OneDriveのファイルをクリックすると、
Word Onlineで文書が開く場合があります。
Word Onlineで作業しても、
もちろん自動保存は有効となっています。
画面上部の文書名の横に、
「保存中」「保存済み」といったステイタスが
表示されるので確認することができます。
なお、より高度な編集作業が必要な場合は、
リボン内の [WORDで編集] をクリックします。
Microsoft Wordが立ち上がり、そこで編集できます。
この場合も、自動保存はONになっています。
自動保存前に戻したいとき
OneDriveに保存した文書は自動保存され、
常に最新の状態に保たれています。
でも、今の変更は保存したくなかった！
というときがありますよね。
そうしたときは、元のバージョンを
呼び出すことが可能です。
(1)画面の最上部の「タイトル(最終保存保存日時)」部分をクリック。
バージョン履歴の [すべてのバージョンを表示」を
クリックしてください。
(2)画面右側のウィンドウにバージョン履歴が
表示されますので、日時を確認し、
「バージョンを開く」をクリックしてください。
自動保存をオフにする
継続的に保存を行わないときなど、
自動保存をオフにすることができます。
画面左上の自動保存のスイッチをクリックすると、
オフに変わります。
既定では、クラウド上のファイルに対して
自動保存は常に有効なので、[オン] となっています。
ただし、上の画像のように、一度自動保存を [オフ] にすると、
プログラムはそれを記憶し、そのファイルを開くたびに
オフの状態を維持します。
また、スイッチを [オン] に戻すと、
プログラムはそれを記憶し、
そのファイルに対してオンの状態を維持します。
クラウド上で保存すると自動保存やバージョンの復元が容易ですね。
さて、Macでは少し手順が違うようです。ここからは、すずきさんにMac版Microsoft365の自動保存について説明してもらいましょう。
はい、バトンタッチしました。同じMicrosoft365なのですが、Mac版は少し手順が異なります。説明していきましょう！
PCで保存したファイルの自動保存までの手順は同じ
先ほど説明した、
「PCで保存したファイルの自動保存」
の手順に従って、OneDriveに保存します。
(1)OneDriveを開きます。
(2)PC上に保存した文書ファイルをドラッグします。
という手順までは、Mac版でも同じです。
ところが、OneDriveに移したファイルを
(3)文書ファイルを開きます
の操作で文書を開いても、自動保存がオンになっていません！
クリックもできません（泣）
Mac版の場合は、OneDriveにこのファイルを投入したら、
オンライン表示を行ってから、
デスクトップ版アプリで開くという
手順を踏む必要があります。
(4)画面右上に並んでいるアイコンの中から、
OneDriveのアイコンを選択して右クリックします。
(5)開きたい文書を選択してから右クリック。
表示されるメニューから「オンラインで表示」を選択します。
(6)OneDriveのフォルダが開くので、開きたい文書を選択して、
右クリックでサブメニューを表示します。
(7)開いたサブメニューの中から「オンラインで表示」を選択します。
(8)オンラインのWordで文書が開きます。
リボンにある [ Wordで編集] をクリックします。
(10)「Microsoft Word.appを開きますか？」
というポップアップ画面が表示されるので、
「Microsoft Word.appを開く」をクリックします。
(11)この手順でデスクトップ版のappで開いた画面では、
自動保存がオンになっています。
なお、一旦自動保存がオンになったら、
自動保存をオフにすることもできるようになります。
MacのOfficeだと、ひと手間必要なのがちょっと面倒臭いけど、今後のOfficeのアップデートで改善されるといいな。
なお、今回は Wordの画面で説明しましたが、この自動保存の手順はOffice365版のExcelやPowerPointでも同様です。
（参考）Microsoft365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元： https://andla.jp/wp/?p=6601
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