【Word】段落書式

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Microsoft Office 2010版
「ITスキル」Word編
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前回の「スタイル」でもチラリと説明の中で顔を出した「段落書式」。
段落書式は、スタイルを適用するときだけでなく、文章を作成していく中でとても重要な役割を担います。
今回はその段落書式について詳しく説明します。

「段落」とは

Wordでは、「段落」という考え方がとても重要とされています。

問題：「段落」とはいったい何のことを指すのでしょう？

答えは、
“文章の冒頭もしくは[段落記号]の次の文から、次の[段落記号]までの文のかたまり”
のことです。

段落記号とは、みなさんが文章を打ち終わった後、Enterキーを押すとできるあの編集記号のことです。

下は、(有)ウィリングのサイト内にある、設立に関する文章からの抜粋です。
これを例に説明していきます。

問題：この文章はいくつの段落 で構成されているでしょう ？

正解は、５つの段落です 。

文字列や行、文章の数に関係なく、
「文書内にある段落記号の数」＝「段落の数」
になるので、この文章には5つの段落があるといえます。

この段落という文のかたまり一つ一つに設定できる の が「段落書式」です。

次は、具体的な段落書式についてみてみます。

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配置

段落書式の一つ、「配置」について説明します。

先ほどの文章の最初の文字列を[中央揃え]に変えてみます。

(1) 最初の行「類似称号のチェック」のどこかにカーソルを移動
(2) [ホーム]タブの[段落]にある[中央揃え]をクリック

(3) 最初の文字列が中央に配置されます。

[中央揃え]

この赤で囲まれた部分が、[段落書式]の[配置]に関するボタンです。
これをクリックすると、文字列の配置を指定できます。

[右揃え]

[両端揃え]

フォントの大きさや色などを変更する「文字書式」は、適用したい部分をマウスで選択してから書式設定しなければならないのですが、「段落書式」は目的の段落内にカーソルを移動させるだけ で、段落全体に設定書式を反映させることができます。

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段落内で改行する

次は、段落内で改行する方法について説明します。
同じ段落内で改行されている方が読みやすくなる、ということは多々あります。

Enterキーを押す改行は新しい段落に移行するためのもの。改行後の文章は次の段落となります。
でも、次に紹介する方法だと、同じ段落内で改行できます 。

同じ段落内で改行する方法

Shiftキーを押しながらEnterキーを押す

これで段落内改行できます。
先ほどの例文にも実は一つ、段落内改行が存在していました。

このグレーで下向き矢印「↓」が段落内改行の編集記号です。

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行間を広げる、狭くする

次は、段落内の行間をコントロールする「段落書式」を説明します。

段落内の行間を広げるのは簡単です 。

(1) 目的の段落にカーソルを移した後、[ホーム]タブの[段落]にある[行と段落の間隔]ボタンをクリック

(2) 1.0、1.15・・・とあるのは、1行の何倍の行間になるか、ということです。好きな大きさを選択します。

(3) 目的の段落の行間が広がりました。

次に、行間を狭くする方法です。

広げるときは簡単でしたが、狭くするときは少しややこしいので注意が必要です。

(1) [ホーム]タブの[段落]から段落ダイアログボックスを開きます

(2) [間隔]エリアの[行間]と[間隔]で指定します

[行間]にあるリストの説明

[1.5行] [1.5行] [2行]は上で説明したのと同様に、行の何倍の行間にするかという指定です。

最小値：[間隔]で指定した数値に設定します。
　それよりも大きいフォントがある場合は、その大きさが優先的に設定されます。
固定値：[間隔]で指定した数値に設定します。
　それよりも大きいフォントがある場合でも、強制的に指定した数値に設定されます。
倍数：1行、1.5行、2行以外の行の倍数を[間隔]で指定できます。

(3) 例文の2段落目にカーソルを置き、行間隔を[固定値]、[間隔11pt] を指定してみました。
　(文字のフォントサイズは10.5ptです)。

最初はすぐに数値で指定するのは難しいかもしれません。
慣れるまでは固定値の数値を色々変えて文章を見ながら、目的の行間を探すのがよいと思います。

それでもうまく行間が狭くならない場合

手っ取り早くフォントの大きさに合わせて行間を狭く設定する方法があります！
[段落]ダイアログボックスにある、[1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる]のチェックを外すというのがその方法です。

実は、Wordは初期設定では、A4縦サイズの一行あたりの文字数が40文字、行数が36行と決まっていて、それに合わせて 行間は自動的に設定されています 。
このチェックを外すことは、”その既定の行数を無視していいですよ”というのと同じことです。
この話は奥深いので、ここでは「このチェックを外すと行間を狭くできる」とだけ覚えておいてください。

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段落前後を広げる

次は、段落と段落の間隔を調整する方法です。
簡単なやり方を説明します。

段落タブの[行と段落の間隔]をクリック。
リストの下の方に[段落前に間隔を追加]と[段落後に間隔を追加]があります。

目的の段落にカーソルを移し、段落前に間隔を広げたい場合は上のボタンを、段落後に間隔を広げたい場合は下のボタンをクリックしてください。
例文は、すべての段落で、[段落後に間隔を追加]しています。

この間隔を調整したい場合は 、上部メニューの [ページレイアウト]タブの[段落]に、段落の間隔を設定できるところがあります。

この[間隔]で好きな数値を設定できます。
下の図は、3段落目の段落[後]の間隔を[2行]に設定したものです。

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いかがでしたか？
今回は最低限覚えるといいことだけに絞って説明しました 。

「段落書式」に慣れると、簡単に文章の見栄えをコントロールできるようになります。
段落と段落の間を[改行キー]だけで広げていませんか？
それだと好きな幅に設定しづらいですよね。
そういうときは、 [段落書式]でコントロールした方が細かく調整できます 。