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【Word】アウトライン Part.2

ITスキルWord編

すずき
私は論文を書いているときには、いつもナビゲーションウィンドウを表示していたよ。自分が書いている場所がどこなのか、どんな見出しのところを書いているのか、論文を書いているときに自分が進めている作業を俯瞰できるのがいいんだよね。
こやま
なるほど。単に見出しのレベルを設定するだけじゃなくて、作業の「今の状況」みたいなものを確認するのにも使うんですね。
すずき
そう。時間がない中で論文を書くから、とにかく出来上がったところをどんどん入力していくんだけど、仮の見出しを付けて入力しておいて、あとでストーリーの流れを検討しながら順番を変更するときにも、アウトラインレベルとナビゲーションウインドウは大活躍するよ。
こやま
そして、アウトラインレベルの設定がきちんとできていると、目次も簡単に作れちゃうんですよね!では、詳しく説明していきましょう!

 

前回Part1からの続きです。
今回は、応用編として
・ナビゲーションウィンドウの活用
・アウトライン表示
・目次の自動作成
について説明します。

 

ナビゲーションウィンドウの活用

 

印刷レイアウト表示や下書き表示のような通常の入力画面では、設定したアウトラインレベルを把握することはできません。
そんなとき、ナビゲーションウィンドウを利用すれば一目見ただけでわかります。

まずは[表示]タブから[表示]ブロックにある[ナビゲーションウィンドウ]のチェックボックスをオンに。
画面左側にナビゲーションウィンドウが表示されます。

ナビゲーションウウインドウで全体を把握する

ナビゲーションウィンドウには、Wordの既定でレベル3までの見出しが並んでいます。

では、ナビゲーションウィンドウを使ったアウトラインの活用について説明していきます。

 

●見出し、文字列の検索

 

ナビゲーションウィンドウ上部に用意してある[文書の検索]ボックスから、見出しや文字列の検索ができます。
検索対象の見出しや文字列を含む「見出し」が黄色塗りされ、右側の文書入力画面に検索対象が表示されます。
分かりやすいように図で説明しましょう 。
本文 (サンプル文)の中に「ウィリング」という文字をランダムに入れてみました。

検索対象の数やどこの段落にあるかが一目でわかるようになっています 。
卒論執筆時、キーワードをどこの説明に入れていたかを確認するときに使用していました 。

ウィリングという文字を検索した結果

 

●文書の移動

 

ナビゲーションウィンドウでは、文書移動も簡単です。
表示されている「見出し」を上下にドラッグするだけで、好きな位置へ並べ替えることができます。
「見出し」の段落だけでなく、それに続く「本文(レベル標準)」部分の文書も一緒に移動します 。

では、「2.1現代の日本人を取り巻く環境」と「2.2学生を対象とした研究」の順序を入れ替えてみます。

ナビゲーションウィンドウの「2.1現代の日本人を取り巻く環境」を選択して、「2.2学生を対象とした研究」の下方にドラッグします。
該当する段落が自動で青塗りされます。

見出し以下の文章をまるごと簡単に移動

それぞれが入れ替わるとともにアウトライン番号も自動で振りなおされ、
「2.1学生を対象とした研究」
「2.2現代の日本人を取り巻く環境」
となりました 。

並び替えが成功した図

例えば、先行研究の列挙をするときなどに使用できます。
まず、暫定的に見出しを付けて文章を入力しておきます。
先行研究を全部入力し終わってから、話の組み立てや説明の流れを考えて順番を入れ替えるのですが、この機能を使うと見出しを直接動かして簡単に入れ替えができるのでとても便利です 。

 

●レベルの変更

 

ナビゲーションウィンドウ上でアウトラインレベルの変更も可能です。
レベルを変更したい「見出し」の上で右クリックし、メニューから[レベル上げ]もしくは[レベル下げ]を選択するだけで、簡単にレベルを変更することができます。

ナビゲーションウインドウでレベルの上げ下げ

 

アウトライン表示

 

次に、通常入力している文書上で、アウトラインのレベルをマークとして出し、文書の構成を把握しやすくした表示画面について説明します。

アウトライン表示にするには、[表示]タブの[アウトライン]をクリックします。

アウトラインを表示する

アウトライン表示の画面では、[アウトライン]タブが現れます。
主に赤点線で囲った部分の[アウトラインツール]を使ってアウトラインの調整をします。

アウトラインツール

 

・画面のマーク説明

 

本文または下位の見出しがある見出しのマーク 「本文」または「下位の見出し」がある見出しのマーク
本文のマーク 「本文」のマーク
本文も下位の見出しも持たない見出しのマーク 「本文」も「下位の見出し」も持たない見出しのマーク

・文章の折りたたみ

本文または下位の見出しがある見出しのマーク

をダブルクリックすると、文章を折りたためます。

下の図は、レベル1の「研究の背景」の前にあるマークをダブルクリックしたところです。

マークをダブルクリック

 

・アウトラインツールを使ったレベル変更

 

これらのマークを選択して、[アウトラインツール]の[アウトラインレベルボックス]の左右に位置する矢印で、レベルを変えることができます。

左右に位置する矢印で、レベルを変える

 

・マークをドラッグしたレベルの変更と移動

 

これらのマークを左右にドラッグしても、アウトラインレベルを変えることができます。
上下にドラッグすると移動できます。

マークを左右にドラッグしてレベル変更

 

・表示するレベル選択

 

画面に表示するレベルを選択できます。[アウトラインツール]の[レベルの表示]リストボックスから、[レベル2]を選択すると、レベル1とレベル2見出しだけが表示され、レベル3以降の見出しおよび本文は折りたたまれます。

画面に表示するレベルを選択

 

 

目次の自動作成

 

アウトラインレベルを設定してあれば、目次を簡単に作ることができます 。
目次を入れたいページ、位置にカーソルを移し、[参考資料]タブの[目次]をクリック。
メニューから[目次の挿入]を選択します。

メニューから目次の挿入を選択

[目次ダイアログボックス]が表示されます。
アウトラインレベルなどを確認し、[OK]ボタンをクリック。

目次ダイアログボックス

アウトラインレベル3までの目次が、あらかじめカーソルを置いていた場所に作られます。

目次が作成されたところ

[目次ダイアログボックス]でアウトラインレベルを[レベル2]に指定するとレベル1とレベル2だけの目次が作られます。

レベル2までで目次を作成したところ

[目次ダイアログボックス]では、その他 にも「タブリーダーの線の種類」や「書式(スタイル)」などが設定できます 。

目次の書式スタイルを変更

 

文書の校正を変更した場合は必ず目次を更新しましょう

 

[参考資料]タブにある[目次]の[目次の更新]をクリックします。

目次を更新

[目次の更新ダイアログボックス]が表示されますので、[目次をすべて更新する]を有効にして[OK]ボタンをクリックしてください。変更が目次に反映されます。

いかがでしたか?
長文になればなるほど、「アウトライン」の有効性が実感できると思います。
ぜひ、使いこなしてください。

こやま
次回は「テンプレート」について説明します。お楽しみに。

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