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【+A】Office365自動保存機能の補足(クラウド編)

ITスキルプラスアルファ

こやま
Office365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元 では、「自動保存と復元」について説明いたしましたが、あれはPCや小規模ネットワーク内などに保存する場合を想定したものです。
実はOffice365では、One Driveなどのクラウド上にファイルを保存している場合、自動保存をあらかじめ設定しなくても最初から自動保存が有効になっています。
そのことについて、自動保存の外し方なとも含めて今回は補足記事をアップします。

 

 

OneDrive での自動保存機能

 

Office365の場合、ファイルがクラウド上、つまり
OneDrive
OneDrive for Business
SharePoint Online
へ保存されているときには、
最初から自動保存が有効になっています。

そのタイミングは数秒ごとで、
作業中にクラウドに加えた変更を
自動的に保存しています。

Office 365 では、Wordのほか、
Excel、PowerPoint 2016 でも
この自動保存が有効です。

 

PCで保存したファイルの自動保存

 

PC内に保存しているファイルの
自動保存の設定などに関しては、
Office365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元
で説明したとおりです。

ここでは、PCで保存したファイルを
OneDriveなどクラウド上に保存して、
自動保存機能を有効にする手順について説明します。

(1)OneDriveを開きます。

(2)PC上に保存した文書ファイルを
OneDriveにドラッグします。

(2)	PC上に保存した文書ファイルをOneDriveにドラッグ

なお、OneDrive上へドラッグだけではなく、
「名前を付けて保存」する際、
OneDriveを保存先として指定しても、
OneDriveへ保存されます。

(3)文書ファイルを開きます。
Word画面左上の自動保存がONになっていることを
確認してください。

文書へ変更を加えるたびに
自動保存される機能が有効になっています。

Word画面左上の自動保存がONになっている

※OneDriveのファイルをクリックすると、
Word Onlineで文書が開く場合があります。

Word Onlineで作業しても、
もちろん自動保存は有効となっています。

画面上部の文書名の横に、
「保存中」「保存済み」といったステイタスが
表示されるので確認することができます。

文書のステイタスが上部バーに表示される

なお、より高度な編集作業が必要な場合は、
リボン内の [WORDで編集] をクリックします。

 Wordで編集をクリック

Microsoft  Wordが立ち上がり、そこで編集できます。
この場合も、自動保存はONになっています。

 

自動保存前に戻したいとき

 

OneDriveに保存した文書は自動保存され、
常に最新の状態に保たれています。

でも、今の変更は保存したくなかった!
というときがありますよね。

そうしたときは、元のバージョンを
呼び出すことが可能です。

(1)画面の最上部の「タイトル(最終保存保存日時)」部分をクリック。
バージョン履歴の [すべてのバージョンを表示」を
クリックしてください。

(1)	画面の最上部のタイトル部分をクリックして、バージョン履歴を表示

(2)画面右側のウィンドウにバージョン履歴が
表示されますので、日時を確認し、
「バージョンを開く」をクリックしてください。

バージョン履歴が表示されるので、 日時を確認し、バージョンを開くをクリック

 

自動保存をオフにする

 

継続的に保存を行わないときなど、
自動保存をオフにすることができます。

画面左上の自動保存のスイッチをクリックすると、
オフに変わります。

自動保存をオフにできる

 

既定では、クラウド上のファイルに対して
自動保存は常に有効なので、[オン] となっています。

ただし、上の画像のように、一度自動保存を [オフ] にすると、
プログラムはそれを記憶し、そのファイルを開くたびに
オフの状態を維持します。

また、スイッチを [オン] に戻すと、
プログラムはそれを記憶し、
そのファイルに対してオンの状態を維持します。

 

こやま
クラウド上で保存すると自動保存やバージョンの復元が容易ですね。
さて、Macでは少し手順が違うようです。ここからは、すずきさんにMac版Office365の自動保存について説明してもらいましょう
すずき
はい、バトンタッチしました。同じOffice365なのですが、Mac版は少し手順が異なります。説明していきましょう!

 

PCで保存したファイルの自動保存までの手順は同じ

 

先ほど説明した、
PCで保存したファイルの自動保存(リンク)
の手順に従って、OneDriveに保存します。

(1)OneDriveを開きます。

(2)PC上に保存した文書ファイルをドラッグします。

という手順までは、Mac版でも同じです。

ところが、OneDriveに移したファイルを
(3)文書ファイルを開きます
の操作で文書を開いても、自動保存がオンになっていません!
クリックもできません(泣)

MacはデスクトップからOneDriveに文書を保存しただけでは自動保存にならない

Mac版の場合は、OneDriveにこのファイルを投入したら、
オンライン表示を行ってから、
デスクトップ版アプリで開くという
手順を踏む必要があります。

(4)画面右上に並んでいるアイコンの中から、
OneDriveのアイコンを選択して右クリックします。

画面右上のメニューからOneDriveのアイコンを右クリック

(5)開きたい文書を選択してから右クリック。
表示されるメニューから「オンラインで表示」を選択します。

右クリックして開いた画面からオンラインで表示を選択

(6)OneDriveのフォルダが開くので、開きたい文書を選択して、
右クリックでサブメニューを表示します。

(6)	OneDriveのフォルダが開くので、開きたい文書を選択して、 右クリックでサブメニューを表示

(7)開いたサブメニューの中から「オンラインで表示」を選択します。

(7)	開いたサブメニューの中からオンラインで表示を選択

(8)オンラインのWordで文書が開きます。
リボンにある [ Wordで編集] をクリックします。

リボンにあるWordで編集をクリック

(10)「Microsoft Word.appを開きますか?」
というポップアップ画面が表示されるので、
「Microsoft Word.appを開く」をクリックします。

ポップアップ画面が表示されるので、 Microsoft Word.appを開くをクリック

(11)この手順でデスクトップ版のappで開いた画面では、
自動保存がオンになっています。

この方法で開けば、自動保存がオンになっている

 

なお、一旦自動保存がオンになったら、
自動保存をオフにすることもできるようになります。

 

すずき
MacのOfficeだと、ひと手間必要なのがちょっと面倒臭いけど、今後のOfficeのアップデートで改善されるといいな。
こやま
なお、今回は Wordの画面で説明しましたが、この自動保存の手順はOffice365版のExcelやPowerPointでも同様です。

 

(参考)Office365版【Word】ファイルの自動保存機能と復元: http://andla.jp/wp/?p=6601

 

 


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