【準備編】(2)専用フォルダーをつくる


すずき
あら?パソコンのデスクトップがずいぶん賑やかだけど、作成したファイルをここに置いているの?
さとう
使っているアプリによって保存先がドキュメントフォルダーになったり、デスクトップになったり。あちこちに保存されちゃって、気づいたらデスクトップがアイコンでいっぱいになっちゃいました(涙)いつか片付けようと思っているんですけど・・・どういうふうに保存するのがいいのかなぁ。
すずき
パソコンのデスクトップって性格出ちゃうよね~。よし、じゃあ、私が実際にやっていた方法を教えちゃう!

 

受講が始まったり、レポートを作成したりという
作業が増えてくると、時間がないので
書類の管理がままならなくなってしまうこともよくあります。

例えば、そんな時にはWindows10の
画面左下「Cortana(コルタナ)」、
あるいはMacの虫眼鏡マークの
「Spotlight」で検索することもできるでしょう。
でも、ファイル名を覚えてなくて探せない!
という話も実はよく耳にします。

学習を始める前に保存のルールを決めておくと、
そこを探す癖がついて書類探しに
時間を費やすということは少なくなります。

たかがフォルダー、されどフォルダーです。
今回は書類を保存するフォルダーのつくり方と置き場所、
そしてアクセス方法のお話です。

●パソコンで学ぶために最低限整えたい10のこと

(1) タスクバーによく使うアプリを固定する(掲載済み)
(2) 専用フォルダーをつくる
(3) ファイル名の付けかた
(4) バックアップを自動化する
(5) クラウドサービスを利用する
(6) USBドライブは補助的に
(7) メモ帳機能を使う
(8) 画面キャプチャの方法を知る
(9) 圧縮と解凍ツール
(10) Acrobat Readerのインストール

 

(2) 専用フォルダーをつくる

学習用のフォルダーを作成しましょう。

すずき
ちなみに、Windowsでは「フォルダー」、Macでは「フォルダ」って表記になってるんですよ。皆さんは語尾を伸ばしていますか?実は、私は伸ばさない癖がついています(^^;)


●Windowsの場合

デスクトップ上で右クリック→[新規作成]→[フォルダー] で新しいフォルダーを作成することができます。

●Macの場合

上部メニューの[ファイル]→[新規フォルダ]で
新しいフォルダーを作成することができます。

作成したフォルダーには、学習に利用していることがわかりやすい、
全体を表すような名前を付けるとよいですね。
例えば、「大学」とか「学習用」などのように
名付けるとわかりやすいでしょう。

***

さて、フォルダーができました。

次に課題となるのはフォルダーの置き場所と
利便性の問題です。
・デスクトップに置く
・任意の場所に置く
(ドキュメント、クラウドサービスに設定されたフォルダー、別ドライブなど)
のいずれかになると思います。

デスクトップに置けば、パソコンでいつも見えているので便利です。
WordやExcelの保存先をデスクトップの指定しておけば、
学習やレポートなどが終わったあとで、
作成した書類をドラッグ&ドロップで、
そのフォルダにどんどん投入しておけばOKです。

そして、あとでフォルダーの中を整理します。
整理整頓がちょっと苦手だという方には、
この方法をおすすめします。

「とにかく学習関係の書類は全部このフォルダにある!」
という、大きな目印(心の支えともいう(笑))になります。

それに、デスクトップに出しっぱなしにしていて、
他のファイルと一緒にドラッグして、
うっかりゴミ箱に入れてしまったという凡ミスを防ぐこともできます。

しかし、任意の場所の場合はエクスプローラーから、
そのフォルダーまで何度かクリックしないとたどり着きません。

パソコンで学ぶために最低限整えたい10のことの5回目
「(5) クラウドサービスを利用する」
では、クラウド用のフォルダーにファイルを保存する方法を
説明する予定です。

この場合、利用開始時点でフォルダを変更していない限り、
クラウド用のフォルダーはデスクトップにはありません。
(デフォルトはデスクトップではありませんが、
デスクトップに設定を変更することも可能です。)
クラウド用のフォルダーにアクセスするまで
何度かクリックすることになります。

また、「ドキュメント」フォルダや別のドライブに保存というような、
異なる場所に保存する場合も同様です。
デスクトップにフォルダがないとなると、
フォルダへのアクセスはちょっと面倒ですね。

そこで、そのようにデスクトップではないところの
フォルダにアクセスしやすくなる方法を、

もっと知りたいITスキル
【+α】フォルダーをワンクリックで開く

で、いくつかご紹介します。
詳しく知りたい方は、上記のリンクをクリックしてください。

 

すずき
私の場合、最初はショートカットをデスクトップ上に置いて利用していました。ファイルにエクスプローラーからアクセスする習慣のある方はクイックアクセスが便利かもしれません。もっと知りたいITスキル【+α】で便利なフォルダへのアクセス方法を4つほど説明していますので、そちらもぜひご覧ください。次回は「(3)ファイル名の付けかた」です。お楽しみに。