【準備編】(5)クラウドサービスを利用する


すずき
そういえば、オンラインで使えるストレージ、クラウドサービスって何か利用している ?
さとう
友達は使ってるみたいだけど、私はまだ使ったことがなくて。どれを使ったらいいかわからないし、何がいいのかも今一つわからないし(汗)お金かかるんでしょうか?
すずき
無料で使えるものもたくさんあるよ。では、具体的にクラウドサービスがどのように役に立つのか説明してみるね。

新入生のさとうさん、クラウドサービスというのは聞いたことがあるけど、実際に使ったことはないようです。
クラウドサービスを利用すると、特定のフォルダーをバックアップする役割を果たしつつ、そのクラウドサービスを設定しているデバイス(パソコンやモバイルなど)で、どこからでもアクセスできるようになります。
今回は、クラウドサービスの導入から具体的な使い方までを説明していきます。

●パソコンで学ぶために最低限整えたい10のこと
(1) タスクバーによく使うアプリを固定する(掲載済み)
(2) 専用フォルダーをつくる(掲載済み)
(3) ファイル名の付けかた(掲載済み)
(4) バックアップを自動化する(掲載済み)
(5) クラウドサービスを利用する
(6) USBドライブは補助的に
(7) メモ帳機能を使う
(8) 画面キャプチャの方法を知る
(9) 圧縮と解凍ツール
(10) Acrobat Readerのインストール

 

クラウドサービスとは

 

最初にクラウドサービスの説明をします。
クラウドサービスとは、クライアントと呼ばれる端末
(パソコンやモバイル端末など)と、
クライアント上で動くウェブブラウザ、
そしてインターネットなどのネットワーク環境を用いて、
データのやり取りができるようにしたサービスのことです。

オンラインストレージサービス、クラウドストレージなど、
呼称もいろいろありますが、要は端末を
インターネットにつないで、クラウドと呼ばれる場所に
保存したデータにアクセスできるようなサービスのことを言います。

詳しくは、以下の総務省のホームページが参考になります。

クラウドサービスとは?/国民のための情報セキュリティサイト(総務省)
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/basic/service/13.html

2017年3月現在、クラウドサービスの種類も
提供しているところもたくさんあります。
この中から、実際に利用して便利だった
クラウドサービスについて、アンドラで ご紹介していく予定です。

その代表格といってもよいサービスとして、
Dropboxがあります。
Dropboxの便利さについては、
アンドラの「サービス」で詳しく紹介しています。

今回はインストール方法と、具体的な使い方を図解で説明していきます。

サービス クラウドサービスを使おう!

【クラウドサービス】Dropbox
https://andla.jp/wp/?p=370

上記のページでも説明しましたが、Dropboxの特徴として、
・ファイルの履歴が残る(無料版は30日以内)
・データの共有がカンタン
・どこにいても最新のデータを扱うことができる
というメリットがあります。
この3つの機能が、レポートや卒業論文などを
管理する際にとても役に立ちます。

まずはインストール方法から説明しましょう。
すでにインストールされている方は、
次の項目に進んでください。(次へ進む)

 

Dropboxをダウンロードして設定する

 

Dropboxをインストールして使用できるようにしましょう。
以下のリンクから、Dropboxをダウンロードしてください。

ご利用を開始するにはDropboxをダウンロードしてください(Dropbox)
https://www.dropbox.com/ja/install

インストール方法については、
以下のページを参考にしてください。

約 5 分で完了!Dropbox のインストール方法を画像付で解説(Dropbox Navi)
https://navi.dropbox.jp/dropbox-install

インストールが終わったら、Dropboxを
タスクバーに登録しておきましょう。
ワンクリックでいつでも呼び出せて、とても便利です。

タスクバーへの登録方法は、このIT準備編の
一番初めに説明しました。
以下を参照して、Dropboxをタスクバーに登録してください。

【準備編】(1)タスクバーによく使うアプリを固定する
https://andla.jp/wp/?p=415

 

 

Dropboxに特定のフォルダーを保存する

 

インストールが完了して、Dropboxを利用できるようになったら、
早速フォルダーを保存してみましょう。
新入生のさとうさんは、大学関係の書類を
保存するために、「大学」というフォルダーを作りました。
この作成した「大学」フォルダーを、Dropboxに保存します。

(1) タスクバーのDropboxをワンクリックして開きます。
(2) 開いたDropboxフォルダーの中に、「大学」フォルダーを投入します。

これで完了です。
とても簡単にDropboxの中に移動することができました!

今後は、
・作成したファイルを保存する
(デスクトップなどに保存したファイルをDropboxの「大学」フォルダーに投入します。)
・ファイルを修正する
・ファイルを削除する
という作業は、このDropboxの中の「大学」フォルダー上で直接操作します。

 

ファイル履歴をバックアップの世代管理として利用する

 

DropBoxの3つのメリットのうちの一つ、
・ファイルの履歴が残る
を利用することで、バックアップの世代管理のように
使うことができます。

Dropbox (無料版の場合)は、過去30日間以内に
Dropbox 内のファイルに加えたすべての変更内容の
スナップショットを保管していて、
・ファイルの前のバージョンに復元する
・削除したファイルを復元する
・削除イベントを取り消す
という操作が可能です。

まず、Dropboxのウェブ版にアクセスします。
初回はログインしてください。
(一度ログインすれば、次回からはURLにアクセスするだけで
、自分のDropboxページに移動できます。)

Dropboxのウェブ版
https://www.dropbox.com/login
※このURLをブックマークしておくと便利です。

バージョン履歴を利用してファイルを復元する

ログインして該当するフォルダーを開きます。
バージョンを見たいファイル上で右クリックすると
メニュー画面が表示されますので、「バージョン履歴」を選択します。

バージョン履歴を確認

保存されているバージョンが表示されます。
復元したいバージョンの上をマウスオーバーすると、
右側に[復元]というボタンが表示されますのでクリックします。

復元ボタンをクリック

バージョンを復元するかどうか確認する画面が表示されるので、
[復元]ボタンをクリックします。
これで、以前のバージョンを復元することができました。

確認画面で復元ボタンをクリック

削除したファイルを復元する

次に、削除したファイルの復元方法を説明します。
Dropboxの左側にある「削除したファイル」というところをクリック。

削除したファイルを確認する

30日以内であれば、削除してもファイルを
復元することができます。
以下のように、復元できるファイルがリストに
表示されるので、クリックします。

復元するファイルを指定する

いつ削除されたファイルかという情報が表示されるので、
確認して復元したいファイルであれば、
[復元]ボタンをクリックします。

復元したいファイルの確認

削除する前に保存していたフォルダーに復元されました。

復元できた場合の画面

このように、ファイルの以前のバージョンを復活させたり、
削除したファイルを復元したりできるので、
作業していてうっかり消してしまったとか、
変更前の状態に戻したいというときにとても便利です。

ただし、無料版の場合は、削除したファイルは
30日以内しか復元できませんので、
準備編(4)で説明したバックアップと
組み合わせて保存しておくことを強くお勧めします

【準備編】(4)バックアップを自動化する
説明した「特定のフォルダーを保存する方法」で、
Dropboxに入れたフォルダーを指定して
バックアップをすると間違いないと思います。

すずき
私は、今作業中のものはDropboxに保存して、終わったらハードディスク上に保存しています。例えば、大学の前期分の授業に関するファイルやデータを「大学前期」フォルダーという名前でDropboxに保存しているとしたら、レポートを提出し終えて夏休みに入った段階で、「大学前期」フォルダーはハードディスクに移動。Dropboxには新たに「大学後期」フォルダーを作り、後期の授業はそのフォルダーに保存しておくという方法だよ。
さとう
なるほど!半期ごとに入れ替えて いくんですね。
すずき
そう。この方法だと、Dropboxの利用可能な容量にあまり空きがない場合でも半期分くらいならば保存できるだろうし、何がいいかって、半期分をまとめて取り出してハードディスクにしまうときに、「よし!終わったーー!」っていう達成感があるので断然おすすめ!
さとう
他にDropboxを利用する上で気を付けることはありますか?
すずき
個人情報を含むようなファイルについては、クラウドのストレージに保存しないように気を付けたほうがいいね。分析用の元データなどで個人情報が含まれるものはセキュリティの管理ができるハードディスク上に保存して情報管理を徹底したほうがよいということはお忘れなく。

このように、クラウドサービスを利用すると
とても便利なので、まだ利用していない人は
一度試してみてはいかがでしょうか。

Dropboxの利便性をさらにアップしたい場合は、
有料版も用意されています。
詳しくはこちらで。

Dropbox 有料版 [Pro / Business] 徹底比較|最適プランが一目瞭然(Dropbox Navi)
https://navi.dropbox.jp/dropbox-pay

なお、アンドラでは、Dropbox以外の
クラウドサービスも順次ご紹介していきます。
それぞれ使い方や機能に特徴があります。
自分が使いやすいものを選択するのがよいでしょう。

すずき
もはや私の日常にクラウドサービスは欠かせない存在になっています。私は5つ使っています。マニアだな、こうなると(笑)こうしたサービスが突然有料化を決めたり、あるいはサービス自体が終わったりということもあるので、どのサービスを選択するかということも含め、IT業界の動向にも注目していくとよいと思います!次回は「(6)USBドライブは補助的に」です。お楽しみに。