ITスキル準備編
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【準備編】(10)Acrobat Readerのインストール

アンドラ管理者 2017年3月27日

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新入生のさとうさん、WordやExcelのまま
データを送付しているようですが、
場合によってはPDF形式で送付したほうがよいこともあります。

さて、それはどんな時でしょう。

WordやExcelをPDFで保存する基本的な方法と、
Acrobat Readerをインストールして、
注釈機能を使ってPDFを活用する方法について説明していきましょう。

さとうさん、データを送る時にPDF形式を使用してる？

いつもWordやExcelのまま送っています。PDF形式だと何がいいんですか？それにどうやって保存するのかわからないなぁ。

では、PDF形式での保存方法と、どんな時に使うと便利なのかも併せて説明しましょう！

●パソコンで学ぶために最低限整えたい10のこと

(1)　タスクバーによく使うアプリを固定する（掲載済み）
(2)　専用フォルダーをつくる（掲載済み）
(3)　ファイル名の付けかた（掲載済み）
(4)　バックアップを自動化する（掲載済み）
(5)　クラウドサービスを利用する（掲載済み）
(6)　USBドライブは補助的に（掲載済み）
(7)　メモ帳機能を使う（掲載済み）
(8)　画面キャプチャの方法を知る（掲載済み）
(9)　圧縮と解凍ツール（掲載済み）
(10)　Acrobat Readerのインストール

PDF形式で保存する理由

PDFとは、Portable Document Format の略称です。
様々なソフトウェアで作成したファイルを
PDF形式で保存すると次のようなメリットがあります。

・作成したファイル（ドキュメント）の書式が維持されるため、ファイル共有が簡単である
・オンラインでの表示、印刷した場合のいずれでも、制作者側が設定した書式が維持される
・相手がそのソフトウェアを持っていなくても閲覧することができる
・スマートフォンなどのモバイルでも閲覧することができる
・多くの機関や組織で受け入れ可能な形式
・ファイルサイズを小さくすることができる

例えば、WindowsのWord形式
（docやdocxなどの拡張子がつく形式）で
保存したファイルを、MacのWordで開くとします。

OSによって使用されているフォントが異なるので、
文字の折り返しが思ったところになかったとか、
レイアウトが崩れていたということが起こる場合があります。

しかし、PDF形式で保存すると
WindowsのWord形式で作成したときの
書式設定がそのまま維持されるので、
MacでPDFを表示してもレイアウトが崩れることはありません。

ファイルサイズが小さくなるのも大きなメリットです。
さらに、最も大きな利点は、相手の利用している環境を
意識せず、書類のやり取りができることと言えるでしょう。

WordやExcel、PowerPointをPDF形式で保存する

WordやExcel、PowerPointなどは、
保存する際にPDF形式で保存できる機能が備わっています。
保存方法が複数あり、どの方法で作成しても
PDF形式のファイルを保存することができます。

(1)[名前を付けて保存]でPDF形式を選択して保存
(2)ファイルメニューの中の[Adobe PDF として保存] をクリックして保存
(3)エクスポートや保存と送信メニュー（Office2010の場合）で保存
(4)ファイルメニューの[印刷]をクリックし、プリンターの項目の中にある[Adobe PDF]を選んで保存
(5)Acrobat PDF(有料)をインストールしている場合は、
メニューにAcrobatタブがあるので、そこから[PDFを作成]を選択する

などがありますが、いずれで保存してもPDF形式で保存できます。

今回は上記の中から、最も簡単に保存できる方法である
(1)と(2)について手順を説明します。

(1)[名前を付けて保存]でPDF形式を選択して保存する方法

Word、Excel、PowerPointいずれの場合も同じ動作です。
Wordを例に説明します。

ファイルメニューから[名前を付けて保存]を選択し、
表示された画面の「ファイルの種類」をクリックすると、
その中に「PDF」がありますので、それを選択して保存します。

名前を付けて保存する

(2)ファイルメニューの中の[Adobe PDF として保存] をクリックして保存

まずは、PDFにする前にWordやExcel、PowerPointなどで
作成したものを保存します。
その後、ファイルメニューから[Acrobat PDFとして
保存]を選択して保存します。

AdobePDFとして保存

ただし、作成したものを保存する前に
[Acrobat PDFとして保存]
をクリックすると、次のようなアラートが出る場合があります。

保存時に出るアラート

PDFを作成する前に元のファイル（ドキュメント）を
上書きして保存しても大丈夫であれば「はい」を選択します。
元のファイルを上書きせずに別ファイルとして
保存しておく場合は「いいえ」を選択して
別名を付けて保存した後に、
[Acrobat PDFとして保存]をクリックしてください。

Acrobat Readerをインストールする

単にPDFで保存するだけであれば、
先ほどで説明した方法で可能ですが 、
Acrobat Readerを使用するとPDFの表示、
印刷、注釈の追加が可能になります。

特に、学習においてPDFを使用するときには、
この注釈機能が役に立ちます。
それでは、インストール方法と注釈機能について説明しましょう。

●インストール方法
以下のウェブサイトより、ダウンロードします。

Adobe Acrobat Reader

PDFリーダー | Adobe Acrobat Reader
アドビが提供する最高水準の無料PDFリーダーとはAcrobat Readerがあれば、あらゆる種類のPDFを表示、検索、印刷、操作できます。
www.adobe.com

※インストール時の注意
・以下のインストール画面の中央にある「提供オプション」という
項目にあるソフトウェアをインストールしたくない場合は、
必ずチェックを外してから[今すぐインストール]ボタンを
押すようにしてください。

Acrobat Readerのインストール画面

インストールが終わると、
画面の色（ライトカラーまたはダークカラー）の
選択画面が表示されるので、いずれかを選択します。
以上でインストールは完了です。

Acrobat Readerのコメント機能の使いかた

PDFファイルをAcrobat Readerで開きます。
画面の左側にあるメニューの中から[コメント追加]をクリックすると、
右側にコメント入力欄が表示されるので
そこにコメントを入力することができます。

コメント機能の使い方

左のメニューが並んでいるところの上部には、
以下のようなメニューバーがフローティングで
表示されています。

左メニューの説明

上から順番に説明します。

・テキスト選択ツール

テキスト選択ツール

選択の矢印はPDFのテキストを選択するツール、
パンは画面を動かすツールです。
例えば、テキスト選択ツールで文字を以下のように
選択すると、その右上のほうにサブメニューとして
・ハイライト
・下線
・打ち消し線
などの文字の装飾が可能です。

左メニューで選択した様子

・コメント投稿ツール

コメント投稿ツール

任意の場所にコメントを挿入できます。
コメント追加ボタンをクリックして吹き出しマークを
任意の場所に設定してコメントの投稿ができます。
テキストの投稿だけでなく、ファイル添付もできます。

・選択テキストハイライトツール

選択テキストハイライトツール

選択したテキストをハイライトしたり
下線を引いたり、取り消し線を入れたりできます。
このツールは、テキスト選択時にはサブメニューとして
右上に表示されます。

・フリーハンド描画ツール

フリーハンド描画ツール

手書きや図形などを描くことができる描画ツールです。
ボタンをクリックして表示される図形などのメニューを
クリックして利用できます。色や太さなども選択できます。

・フォームフィールド入力ツール

フォームフィールド入力ツール

PDFフォームフィールドという機能を利用する場合に
このツールを利用します。
今回の説明では割愛しますが、詳細はAdobeの
以下のページでご確認ください。

PDF フォームフィールドの基本｜Adobe
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/using/pdf-form-field-basics.html

・署名またはイニシャル追加ツール

署名またはイニシャル追加ツール

電子署名などを追加できるツールです。
今回の説明では割愛しますが、詳細はAdobeの
以下のページでご確認ください。

PDF 文書への署名｜Adobe
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/using/signing-pdfs.html

オンラインでPDFに変更する

自分のパソコンで作業する場合は、
上記で説明したようにAcrobat Readerをインストールして
PDFに変換することができますが、アプリをインストールしなくても
オンラインでPDF化する方法もあります。

【無料・高品質】PDFオンライン変換ツール | Adobe Acrobat
無料で高品質なPDF変換ツール。他のファイル形式からPDFに、PDFから他のファイル形式に。「Adobe Acrobat」の無料オンラインツール。
www.adobe.com

使い方は簡単です。
上記にリンクしたPDFオンライン変換ツールにアクセスして、
以下の画像のような画面が表示されたら、
Microsoft Word、Excel、PowerPoint、
画像（JPGやPNG）を、ドラッグ＆ドロップするか、
「ファイルを選択」で直接選択してPDFに変換することができます。

PDFオンライン変換ツール画面

このPDFオンライン変換ツールは、
ブラウザさえあれば利用ができ、
パソコンやタブレット、スマートフォンなど、
任意のデバイスでも利用が可能です。

PDFで保存した資料を活用して学びを深めたり、
レポートなどの校正を相互に行ったりすることができます。
是非活用してみてください。

さて、今回でIT準備編も最終回となります。
学びをスタートするとき、これだけは準備しておくと後々役立つと思われる10個のTIPSを順番にご紹介してきました。いかがでしたか？「もう知ってる！」ということが多かったかも。
でも、新しく知った機能や発見があったという方がいらっしゃれば 投稿してきた甲斐があるというものです(^^♪
今後も新たなコンテンツを投稿していきますので、次回の特集もお楽しみに。

※投稿した2017年時点から、Adobe Acrobat Readerの仕様が大きく変更となったため、「Acrobat Readerのコメント機能の使いかた」の項目については、2023年時点の情報に変更しました（変更日：2023年9月8日）
※PDFオンライン変換ツールについて追記（変更日：2023年9月8日）

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